Que faut-il acheter pour une semaine d’introduction ?

Une semaine d’introduction demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, les repas, les boissons, le café et l’équipement pour les présentations. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains oublis reviennent souvent : verres supplémentaires, rallonges, sacs-poubelle et solutions pour garder les boissons au frais. Cette liste rassemble les achats et le matériel à préparer avant l’installation, pour éviter les courses de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 200
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 20

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux de groupeqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10

Matériel de sport

Cônesqté 30
balles souplesqté 10
Cordes à sauterqté 10
Masquesqté 10
Cartes de jeuqté 10
Panneaux de scoreqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Épongesqté 10
Gants en caoutchoucqté 10
Sacs poubelleqté 100

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 200 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 120 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 25 kilo
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-sandwichs - 160 pièces
- Houmous - 8 pots
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 5 kilo
- Jambon - 4 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Fromage aux fines herbes - 4 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Roquette - 10 sachets
- Poivrons - 20 pièces
- Carottes - 5 kilos
- Pommes de terre grenailles - 15 kilos
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade verte - 10 kilos
- Burgers végétariens - 60 pièces
- Hamburgers - 80 pièces
- Petits pains à hamburger - 160 pièces
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Sauce satay - 4 pots
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Cacahuètes salées - 6 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Snacks végétariens - 8 boîtes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Sachets à pain - 200 pièces
- Étiquettes nominatives - 150 pièces
- Sets de stylos - 20 pièces
- Bracelets - 150 pièces

Conseils

Prévois au moins 2 à 3 verres réutilisables par personne pour une journée avec accueil, repas et pauses. Ajoute une marge de 10 % pour les pertes, les verres laissés sur les tables et les changements de groupe.
Pour le café, compte environ 2 tasses par personne sur une demi-journée et 3 à 4 sur une journée complète. Vérifie aussi le nombre de machines, de bouilloires, de thermos et de filtres avant les achats.
Prévois une rallonge et une multiprise par zone technique, puis ajoute au moins 2 rallonges de secours. Le vidéoprojecteur, les enceintes et les machines à café ne doivent pas dépendre d’un seul point électrique.
Pour le buffet, compte une assiette et un jeu de couverts par personne et par service, puis ajoute 10 % de réserve. Prévois plusieurs plateaux de service afin de séparer les aliments, les boissons et le débarrassage.
Place les glacières et les conteneurs à glace avant l’arrivée des participants. Pour une boisson fraîche pendant plusieurs heures, prépare la glace au dernier moment et réserve un espace distinct pour les boissons déjà ouvertes.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une semaine d’introduction ?: Compte 2 à 3 verres réutilisables par personne et par journée, avec une réserve d’environ 10 %. Si du vin est servi, ajoute un verre à vin par personne et prévois quelques unités supplémentaires pour le renouvellement.
Quelle quantité de café faut-il acheter pour une journée ?: Prévois 3 à 4 tasses par personne pour une journée complète, selon le nombre de pauses. Pour 50 participants, cela représente environ 150 à 200 tasses et une quantité de café adaptée à ce volume.
Combien de temps avant faut-il refroidir les boissons ?: Mets les boissons au frais au moins 12 heures avant le début de la journée si elles sont nombreuses. Ajoute la glace dans les conteneurs juste avant l’accueil pour conserver une température correcte pendant plusieurs heures.
Quand vérifier les rallonges et le matériel de présentation ?: Teste les rallonges, multiprises, enceintes, microphones, ordinateur, vidéoprojecteur et écran au moins 24 heures avant. Fais un second contrôle sur place 60 à 90 minutes avant la première présentation.

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