Que faut-il prévoir pour un relais de flambeaux ?

Un relais de flambeaux demande plus que des torches et du combustible. Il faut aussi baliser l’itinéraire, équiper les bénévoles, organiser l’accueil et prévoir de quoi communiquer dans l’obscurité. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à apporter pour le départ, les relais, l’arrivée et les points de sécurité. Vérifiez les quantités après les inscriptions, car le nombre de participants détermine directement les dossards, bracelets, gobelets et équipements lumineux nécessaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Torchesqté 30
Supports de torchesqté 12
Fusées de réserveqté 6
Gilets réfléchissantsqté 30
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Cartes d'itinéraireqté 40
Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Panneaux de signalisationqté 20
Flèches de directionqté 40
Ruban de départ
Cartes de poinçonnageqté 150

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Lampes frontalesqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arche de départ
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Pinces à déchetsqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants résistants à la chaleurqté 6

Catering

Courses
- Spa Blauw - 240 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Café - 4 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Gobelets à café - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Fromage jeune - 5 kilo
- Jambon d’arrière - 4 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Beurre - 1 kilo
- Confiture - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Concombres - 10 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Pommes - 150 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Barres de céréales - 200 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Arachides - 4 kilo
- Fromage aux herbes - 2 kilo
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Carburant pour torche - 10 litres
- Briquets - 12 pièces
- Sucettes glacées - 150 pièces

Conseils

Prévoyez une torche par porteur, plus une réserve d’environ 10 % : pour 80 porteurs, comptez donc 88 torches. Commandez aussi le combustible compatible assez tôt pour pouvoir inspecter chaque torche avant le départ.
Pour chaque poste de traversée, préparez un gilet réfléchissant et un moyen de communication. Ajoutez au moins un talkie-walkie par responsable de secteur et chargez les batteries la veille.
Balisage et éclairage ne se remplacent pas : utilisez cônes, barrières, panneaux et flèches pour guider le parcours, puis lampes à piles, frontales ou guirlandes lumineuses aux endroits réellement sombres.
Installez une table d’inscription avec les numéros de départ, bracelets, cartes d’itinéraire et cartes de poinçonnage. Gardez une réserve d’au moins 10 % pour les inscriptions tardives ou le matériel perdu.
Réservez les tentes, tables, chaises, sonorisation et rallonges avant de finaliser le catering. Prévoyez des multiprises et des batteries externes, car les points de branchement sont rarement placés là où les bénévoles en ont besoin.

Questions fréquentes

Combien de torches faut-il prévoir pour un relais de flambeaux ?: Comptez une torche par porteur et ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 50 porteurs, prévoyez donc 55 torches, avec le combustible adapté et quelques fusées de réserve si elles sont utilisées sur le parcours.
Quand commander le matériel d’un relais de flambeaux ?: Commandez les torches, supports, barrières et équipements de signalisation au moins 4 semaines avant l’événement. Gardez les 7 derniers jours pour vérifier le matériel, charger les batteries et remplacer les éléments manquants.
Quel matériel faut-il pour sécuriser le parcours ?: Prévoyez des gilets réfléchissants pour les bénévoles, des cônes, barrières, panneaux et flèches de direction. Faites un repérage complet au moins 48 heures avant le départ afin de confirmer les emplacements et l’éclairage des zones à risque.
Que faut-il prévoir à la table d’inscription ?: Installez une table avec les numéros de départ, bracelets, cartes d’itinéraire et cartes de poinçonnage. Préparez les documents et une réserve d’environ 10 % au plus tard la veille, puis séparez les listes par vague ou par relais si nécessaire.

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