Que faut-il prévoir pour un relais aux flambeaux ?

Pour un relais aux flambeaux, les achats ne se limitent pas aux torches. Il faut aussi prévoir le combustible et quelques unités de réserve, le balisage du parcours, des équipements visibles pour les bénévoles et du matériel pour l’accueil. Ajoute l’éclairage de la zone de départ et d’arrivée, ainsi que les tables, tentes et gobelets nécessaires sur place. Cette liste couvre le matériel à acheter ou à rassembler avant le jour du relais.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Matériel de sport

Torchesqté 180
Fusées de réserveqté 20
Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Flèches de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Rubansqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20
Chronomètresqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Enceinte Bluetooth
Caisse avec tiroir-caisse

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 10
Lampes frontalesqté 12

Sécurité

Extincteursqté 4
Couvertures anti-feuqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets pour les signaleursqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Carafesqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Spa Blauw - 240 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Café - 6 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Biscuits au café - 8 paquets
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 180 pièces
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Tartinade vegan - 2 kilo
- Beurre - 2 kilo
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Pretzels - 6 sacs
- Barres de céréales - 200 pièces
- Bananes - 15 kilos
- Pommes - 15 kilo
- Raisins - 8 kilos
- Citrons - 2 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Briquets jetables - 12 pièces
- Carburant pour torches - 20 liter
- Allumettes - 4 boîtes
- Étiquettes - 4 rouleaux
- Marqueurs permanents - 12 pièces
- Papier d'impression - 2 paquets
- Bracelets - 220 pièces
- Corde - 4 rouleaux
- Ruban adhésif - 8 rouleaux
- Serre-câbles - 300 pièces
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces
- Pansements - 6 boîtes
- Compresses stériles - 4 boîtes
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Pansements - 12 rouleaux
- Packs froids - 20 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Crème solaire - 4 bouteilles
- Ponchos de pluie - 30 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Filtres à café - 4 paquets
- Glaçons - 20 kilos
- Barquettes en aluminium - 100 pièces
- Biscuits diététiques - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Fromage vegan - 2 kilos

Conseils

Prévois au moins 10 % de torches et de fusées de réserve en plus du nombre attendu de participants. Vérifie leur état et le combustible plusieurs jours avant le départ.
Compte un gilet réfléchissant par bénévole placé sur le parcours, avec quelques unités supplémentaires pour les remplacements de dernière minute.
Pour le balisage, prépare des flèches, des cônes, des rubans et des barrières avant l’ouverture du site. Un parcours mal signalé se corrige difficilement une fois les participants lancés.
Réserve les talkies-walkies et les stations de recharge au moins la veille. Teste chaque appareil et prévois une solution de repli si la couverture radio est insuffisante.
Installe les guirlandes et lanternes LED avant la tombée de la nuit, avec les rallonges et multiprises nécessaires. Garde les câbles hors des passages et protège les branchements de l’humidité.

Questions fréquentes

Combien de torches faut-il prévoir pour un relais aux flambeaux ?: Prévois une torche par participant si chacun en utilise une, puis ajoute au moins 10 % de réserve. Pour 100 participants, cela représente 110 torches, sans oublier le combustible correspondant.
Quel matériel faut-il pour sécuriser le parcours ?: Prévois des flèches de direction, des cônes, des rubans, des barrières de sécurité et un gilet réfléchissant par bénévole. Vérifie le parcours au moins 48 heures avant l’événement pour repérer les zones à renforcer.
Quand faut-il préparer les numéros de départ et les bracelets ?: Trie les numéros et les bracelets au moins la veille, dans l’ordre d’inscription ou par groupe de départ. Garde 5 à 10 % d’exemplaires vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Combien de gobelets et de vaisselle prévoir ?: Compte au minimum deux gobelets par participant si une boisson est servie au départ et à l’arrivée, puis ajoute 10 % de marge. Pour les assiettes, couverts et tasses, adapte la quantité au nombre de portions prévues, avec une réserve d’environ 10 %.

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