Que prévoir pour une randonnée en e-bike avec accueil et clôture ?

Pour une randonnée en vélo électrique avec accueil au départ et moment de clôture, il faut prévoir à la fois le matériel du parcours et ce qui rend les pauses pratiques. Les besoins souvent oubliés sont les chambres à air, les chargeurs, les rallonges et les éléments de signalisation. Côté accueil, anticipez les boissons fraîches, le café, les encas et la vaisselle réutilisable selon le nombre d’inscrits. Cette liste vous aide à faire les courses et à charger le matériel sans attendre la veille.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Portant à vêtements

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 20
Panneaux de directionqté 30
Cônes de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 10
Casques de rechangeqté 4
Pompes à véloqté 3
Stands de réparation de vélosqté 2
Chambres à air de rechangeqté 8
Kits d’outils pour véloqté 3
Sangles d'arrimageqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Microphone
Chargeurs pour e-bikeqté 6
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Bannière de bienvenue
Nappesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes rechargeablesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à main et pellesqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 80 pièces
- Sucre - 1 kilo
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 4 litres
- Jus de pomme - 3 litre
- Boisson isotonique - 30 bouteilles
- Sirop de limonade - 2 bouteilles
- Glaçons - 8 kilo
- Petits pains précuits - 50 pièces
- Petits pains complets - 30 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Beurre doux - 500 grammes
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Salade de pâtes - 5 kilos
- Wraps végétariens - 20 unités
- Bananes - 40 pièces
- Pommes - 30 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Barres de muesli - 50 pièces
- Noix non salées - 1 kilo
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Biscuits - 4 paquets
- Cake au citron - 3 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Papier toilette - 12 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins une pompe, un kit d’outils et plusieurs chambres à air de rechange pour les incidents pendant le parcours. Le nombre exact dépend du nombre de vélos et de la distance prévue.
Pour les vélos électriques, regroupez les chargeurs dans une zone surveillée et ajoutez des rallonges ainsi que des multiprises. Vérifiez la recharge complète des batteries avant le départ, puis prévoyez une solution aux points de repos si nécessaire.
Comptez la vaisselle, les gobelets et les portions d’encas sur la base du nombre confirmé de participants, avec une petite marge de 10 %. Les besoins alimentaires recueillis à l’inscription doivent guider les achats.
Installez les panneaux de direction et les cônes avant l’arrivée des participants, notamment aux changements de direction et aux zones de repos. Prévoyez des gilets réfléchissants pour les personnes chargées de l’encadrement.
Ne réservez pas seulement les tentes, tables et chaises : prévoyez aussi les sangles d’arrimage, les glacières, les thermos et les plateaux de service. Chargez ce matériel la veille et gardez l’équipement d’accueil séparé du matériel de réparation.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une randonnée en e-bike ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et gardez une partie des boissons dans des glacières pour la clôture.
Quel matériel de réparation faut-il emmener pour une randonnée en vélo électrique ?: Prévoyez au minimum une pompe à vélo, un kit d’outils, des chambres à air de rechange et un point de réparation mobile ou fixe. Vérifiez ce matériel lors du trajet d’essai, au plus tard la semaine précédant la randonnée.
Quand faut-il recharger les batteries des vélos électriques ?: Rechargez les batteries complètement la veille, après avoir vérifié que chaque chargeur fonctionne. Si le parcours comprend une longue pause, préparez aussi les rallonges et multiprises nécessaires pour recharger plusieurs vélos en même temps.
Combien de temps avant faut-il préparer les panneaux et les packs participants ?: Préparez les panneaux de direction et les packs participants au moins 48 heures avant le départ. Imprimez les cartes d’itinéraire à ce moment-là, puis contrôlez les informations après la dernière mise à jour des inscriptions.

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