Que faut-il prévoir pour une randonnée associative ?

Une randonnée associative demande plus que des vélos et un itinéraire. Il faut prévoir l’accueil au départ, le ravitaillement, le balisage et un minimum de matériel pour les crevaisons ou les petits réglages. Cette liste regroupe les achats et équipements à préparer pour les participants, les bénévoles et le point d’arrivée. Les quantités se calculent surtout selon le nombre d’inscrits, la durée du parcours et la météo annoncée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Nappesqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pompes à véloqté 3
Supports de montage pour vélosqté 2

Matériel de sport

Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctionsqté 4
Chaînes de véloqté 2
Flèches de directionqté 80
Sangles de fixationqté 100
Gilets de sécuritéqté 12
Cartes d'itinéraireqté 60
Numéros de départqté 60
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 60
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Thermosqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Épongesqté 8
Balais à mainqté 2
Poubellesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineuses extensiblesqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Thé glacé - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Boissons isotoniques - 60 bouteilles
- Bananes - 6 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Oranges - 4 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Barres de muesli - 70 unités
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 70 pièces
- Petits pains aux céréales - 30 pièces
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Beurre - 1 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Brochettes de poulet - 70 pièces
- Brochettes de légumes - 40 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre aux herbes - 8 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix mélangées - 3 kilo
- Biscuits - 6 paquets
- Glaçons - 12 sacs
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ 50 cl par heure de randonnée. Gardez une partie des bouteilles ou carafes au frais dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule.
Pour l’inscription, comptez un numéro de départ, une carte d’itinéraire et un stylo par participant, avec environ 10 % d’exemplaires supplémentaires. Ajoutez un presse-papiers par bénévole affecté à l’accueil.
Pour le balisage, préparez une flèche pour chaque changement de direction et quelques exemplaires en réserve. Installez-les avant l’ouverture et contrôlez le parcours une dernière fois le matin même.
Au point de réparation, prévoyez au moins une pompe, un support de montage et un jeu d’outils par poste. Ajoutez des chambres à air de rechange dans plusieurs dimensions courantes, car les crevaisons sont difficiles à anticiper.
N’attendez pas la veille pour vérifier les prises : comptez une rallonge et une multiprise par zone équipée, notamment pour les machines à café et les bouilloires. Testez le matériel électrique avant l’installation de la tente d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une randonnée associative ?: Prévoyez au minimum 1,5 litre par participant pour une randonnée de trois heures, davantage par temps chaud. Pour l’accueil, comptez aussi deux à trois boissons par personne pendant la première heure.
Combien de cartes d’itinéraire imprimer ?: Imprimez une carte par participant inscrit et ajoutez 10 % de marge. Pour 80 participants, préparez donc 88 cartes, plus quelques exemplaires pour les bénévoles et le point d’arrivée.
Quel matériel faut-il pour réparer les vélos pendant la randonnée ?: Prévoyez au moins une pompe, un support de montage, des démonte-pneus et un outil multifonction par poste de réparation. Ajoutez des chambres à air, des chaînes et des consommables au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement.
Quand préparer le balisage d’une randonnée associative ?: Préparez et triez les flèches au moins 48 heures avant le départ, puis installez-les le jour même après un dernier contrôle de l’itinéraire. Gardez 10 % de flèches supplémentaires pour remplacer celles qui manquent ou sont déplacées.

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