Que faut-il prévoir pour la mise en service de la place ?

Pour préparer la mise en service d’une place, prévoyez à la fois le mobilier d’accueil, la vaisselle, le matériel de prise de parole et les équipements pour les boissons. Le nombre d’invités détermine les quantités de tables, de chaises, de verres et d’assiettes. Ajoutez une marge de 10 % pour la vaisselle et les consommables afin d’éviter les manques pendant le service. Les tentes, les rallonges et les solutions de repli météo doivent être réservées avant les dernières courses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 10
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacières avec de la glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Gants pour la préparation alimentaireqté 4

Décoration

Drapeaux de la communeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour la cérémonie d'ouverture
Ciseaux pour enfants
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 16
Mur photo
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 10 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème fouettée - 6 bombes
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 20 kilos
- Lait pour café - 4 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Cuillères à café - 120 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Mélange apéritif - 4 sachets
- Bâtonnets salés - 4 paquets
- Mini-bretzels - 4 sacs
- Toast - 8 paquets
- Crackers - 6 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Filet americain - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 10 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Fraises - 5 kilo
- Melons - 6 pièces
- Mini-croissants - 180 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Parts de tarte aux pommes - 100 pièces
- Parts de gâteau vegan - 30 pièces
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce pesto - 4 pots
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces

Conseils

Comptez une chaise par invité assis et prévoyez 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les intervenants et les accompagnants. Réservez aussi la table dédiée à la prise de parole.
Prévoyez au minimum deux verres réutilisables par personne pour une réception de deux heures, puis ajoutez 10 % de marge. Les tasses à café et les verres à thé sont à compter séparément.
Pour les boissons, prévoyez deux à trois consommations par personne pendant la première heure, puis une à deux par heure supplémentaire. Refroidissez-les au moins 4 heures avant l’ouverture.
Testez les enceintes, les microphones sans fil, la table de mixage et les rallonges la veille. Gardez deux batteries externes chargées et une solution de branchement de secours.
Ne commandez pas le traiteur avant d’avoir confirmé le nombre final d’invités et les besoins alimentaires. Faites les courses restantes 24 à 48 heures avant, puis vérifiez les quantités le matin même.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir par invité ?: Pour une réception de deux heures, comptez deux verres réutilisables par personne, plus 10 % de réserve. Pour quatre heures, prévoyez plutôt quatre verres par personne si aucun lavage n’est possible.
Quand faut-il acheter et refroidir les boissons ?: Achetez les boissons 24 à 48 heures avant la mise en service. Placez-les dans les glacières avec de la glace au moins 4 heures avant l’arrivée des invités.
Combien de chaises faut-il prévoir pour la place ?: Prévoyez une chaise par personne attendue dans les zones assises, avec 5 à 10 % de sièges en plus. Gardez également des places pour les intervenants et les personnes à mobilité réduite.
Quand réserver les tentes et le mobilier ?: Réservez les tentes, tables, chaises et tabourets dès que la date et le nombre estimé d’invités sont fixés, idéalement 3 à 4 semaines avant. Confirmez les quantités finales au plus tard 7 jours avant.

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