Que faut-il prévoir pour une marche sponsorisée ?

Une marche sponsorisée demande plus que des boissons et quelques flèches. Il faut pouvoir accueillir les participants, sécuriser le parcours, recueillir les dons et gérer les imprévus météo. Prévoyez le matériel de balisage, des gilets réfléchissants, des glacières et un point d’accueil clairement identifiable. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains éléments doivent être prévus en réserve pour éviter une rupture le jour du départ.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 3
Nappesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Téléphone mobileqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphone

Éclairage

Lanternes LEDqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Sacs à eauqté 4
Parapluiesqté 6

Décoration

Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Petits bolsqté 10
Pincesqté 6
Éléments de glacièreqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Sirop de limonade - 2 bouteilles
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Raisins - 6 barquettes
- Mandarines - 50 pièces
- Barres de céréales - 60 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Mini-sandwichs - 80 pièces
- Houmous - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture de filet de poulet - 1 kilo
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Jus de citron - 1 bouteille
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Gants jetables - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins 10 % de gobelets, d’assiettes et de couverts réutilisables en plus du nombre attendu de participants. Les inscriptions de dernière minute et les pertes au ravitaillement sont fréquentes.
Pour le parcours, préparez une flèche à chaque changement de direction et quelques panneaux supplémentaires. Ajoutez du ruban de balisage aux endroits peu visibles ou susceptibles d’être mal interprétés.
Comptez une glacière par point de ravitaillement et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le départ. Les thermos et les machines à café doivent être installés près d’une prise protégée.
Réservez un téléphone mobile chargé et au moins une batterie externe pour le bureau d’inscription. Une multiprise et une rallonge sont utiles, mais gardez les câbles hors des zones de passage.
Si le départ ou l’arrivée se fait tôt ou par faible luminosité, prévoyez des lanternes LED et des gilets réfléchissants pour les bénévoles. Vérifiez aussi la météo la veille et gardez des parapluies disponibles.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une marche sponsorisée ?: Prévoyez au minimum un gobelet par participant et par service de boisson, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Pour 100 marcheurs et deux ravitaillements, comptez donc environ 220 à 230 gobelets.
Quel matériel faut-il pour baliser une marche sponsorisée ?: Prévoyez des flèches de direction pour chaque changement de direction, du ruban de balisage pour les zones ambiguës et des panneaux indicateurs au départ et à l’arrivée. Préparez le balisage au moins 24 heures avant la marche afin de pouvoir corriger le parcours.
Quand mettre les boissons au frais avant la marche ?: Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le départ, ou la veille si les quantités sont importantes. Gardez une glacière fermée en réserve pour le ravitaillement pendant le parcours.
Combien de temps avant faut-il préparer le bureau d’inscription ?: Installez les tables, les chaises, le panneau d’accueil et le matériel de paiement au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Gardez ensuite 30 minutes pour traiter les inscriptions imprévues et les besoins alimentaires signalés sur place.

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