Que faut-il prévoir pour une tentative de record anniversaire ?

Une tentative de record pour un anniversaire demande plus qu’un gâteau et quelques boissons. Il faut prévoir l’accueil des participants, le comptage officiel, la sécurité du parcours, la sonorisation et les preuves du record. Cette liste rassemble le matériel à acheter, louer ou apporter, avec une attention particulière aux éléments souvent oubliés : batteries, rallonges, fiches de comptage et solution de secours en cas de mauvais temps.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Comptoir d'inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Tablettesqté 4
Chronomètresqté 4
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Appareil photoqté 2
Caméra vidéoqté 2
Cartes mémoireqté 6
Mégaphone

Matériel de sport

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Fiches de comptageqté 500
Ruban de départ
Ruban d'arrivée
Chronomètresqté 4
Cônesqté 40

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Panneau du record
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de directionqté 15
Braceletsqté 500
Étiquettes nominativesqté 500
Certificatsqté 500

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 100
Tasses à caféqté 100
Petits bolsqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Épongesqté 10
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 20 kilos
- Tisanes - 3 boîtes
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini-sandwichs - 300 pièces
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Beurre - 2 kilo
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 80 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Mélange de snacks salés - 8 sacs
- Mini biscuits - 8 paquets
- Barres de muesli - 120 pièces
- Biscuits sans allergènes - 4 paquets
- Wraps végétariens - 80 pièces
- Salade de poulet - 4 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Sauce vinaigrette - 3 bouteilles
- Olives - 2 kilos
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes de nettoyage - 4 paquets
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Gants jetables - 4 boîtes
- Mélange d’épices - 4 pots
- Poivre - 2 pots
- Sel - 2 paquets

Conseils

Prévoyez un chronomètre par compteur, plus au moins deux appareils de rechange. Testez-les ensemble avant le briefing afin d’éviter des temps différents le jour du record.
Pour l’installation électrique, prenez des rallonges et multiprises en quantité suffisante, ainsi qu’une batterie externe par tablette ou téléphone utilisé à l’accueil et au comptage.
Réservez les tentes assez tôt pour couvrir l’inscription, le ravitaillement et le matériel sensible. Contrôlez leur emplacement après vérification des prévisions météo, idéalement la veille.
Préparez les fiches de comptage et les preuves dans des pochettes séparées, avec des exemplaires vierges supplémentaires. Prévoyez aussi une carte mémoire de rechange pour l’appareil photo et la caméra.
Installez les barrières et les cônes avant l’arrivée des participants, puis gardez un mégaphone ou un microphone sans fil pour les consignes. Comptez au moins une poubelle près de l’accueil et une autre près du ravitaillement.

Questions fréquentes

Combien de chronomètres faut-il pour une tentative de record anniversaire ?: Prévoyez un chronomètre par compteur, plus deux appareils de secours. Pour une équipe de 10 compteurs, emportez donc 12 chronomètres et vérifiez leur fonctionnement au moins 24 heures avant.
Quand préparer le matériel pour une tentative de record ?: Rassemblez le matériel non périssable 3 à 7 jours avant, puis vérifiez les batteries, les câbles et les appareils la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même ou la veille au soir.
Combien de tentes faut-il prévoir pour cet anniversaire ?: Prévoyez au minimum une zone couverte pour l’inscription, une pour le ravitaillement et une pour le matériel ou les preuves. Le nombre exact dépend de la taille du site et du nombre de participants, mais ces trois fonctions doivent être séparées.
Que faut-il prévoir pour prouver le record ?: Préparez les fiches de comptage, un appareil photo, une caméra vidéo et au moins une carte mémoire de rechange. Désignez les personnes responsables des preuves avant le briefing et testez tout le matériel au moins 24 heures avant.

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