Que prévoir pour une sortie permanente ?

Une sortie permanente demande plus qu’un ravitaillement improvisé : il faut accueillir les participants, baliser l’itinéraire et pouvoir gérer un vélo ou une panne de batterie. Prévoyez le matériel de départ, les boissons fraîches, les encas et les fruits avant le jour J. La vaisselle réutilisable, les tables, les tentes et les poubelles évitent aussi les oublis de dernière minute. La liste ci-dessous regroupe les achats et le matériel à préparer pour que le départ reste fluide, même avec plusieurs groupes de cyclistes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Chargeursqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 12
Cônesqté 20
Balisage cyclableqté 2
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Chambres à air extérieuresqté 4
Chaînes de véloqté 2
Huile pour chaîneqté 2
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes frontalesqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Triangles de signalisationqté 4

Décoration

Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Bannièresqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 200 pièces
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 48 bouteilles
- Boisson sportive isotonique - 80 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Jus d'orange - 12 litres
- Jus de pomme - 8 litres
- Bananes - 120 pièces
- Pommes - 100 pièces
- Oranges - 80 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Barres de céréales - 150 pièces
- Barres énergétiques - 120 pièces
- Petits pains aux raisins secs - 100 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains complets - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Concombres - 15 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 10 têtes
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Chips nature - 20 sachets
- Chips au paprika - 20 sachets
- Snacks salés - 12 sachets
- Biscuits - 12 paquets
- Stroopwafels - 10 paquets
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Boîtes de conservation en plastique - 30 pièces

Nettoyage

Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3

Inscription

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 400
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Cartes d'itinéraireqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Caisse
Braceletsqté 150

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 40

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par participant pour la première heure, puis ajustez selon la longueur du parcours et la météo. Gardez une partie au frais dans les glacières avec suffisamment de pains de glace.
Préparez les kits de démarrage la veille : numéro de départ, carte d’itinéraire et informations utiles. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les inscriptions peuvent encore changer le matin du départ.
Comptez au moins un point de signalisation à chaque changement de direction et ajoutez 10 à 15 % de flèches ou de ruban de balisage en réserve. Les cônes et les panneaux sont souvent oubliés lors du retrait du matériel.
Vérifiez les prises avant d’installer les machines à café, bouilloires et thermos. Prévoyez des rallonges et des multiprises adaptées, sans faire passer de câble dans une zone de circulation.
Installez un espace vélo identifiable dès l’ouverture, avec les râteliers, les pompes et les démonte-pneus accessibles. Gardez aussi les batteries externes et les projecteurs de chantier rechargeables dans un endroit connu des bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une sortie permanente ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure de parcours. Par forte chaleur, augmentez la réserve d’environ 25 % et gardez les boissons au frais dans les glacières.
Quand préparer les kits de démarrage ?: Préparez-les la veille, après avoir traité les inscriptions et attribué les numéros de départ. Imprimez 5 à 10 % de cartes et de listes supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Combien de matériel de balisage faut-il acheter ?: Prévoyez une flèche ou un panneau pour chaque changement de direction, plus 10 à 15 % de réserve. Ajoutez du ruban de balisage et des cônes aux points où les cyclistes peuvent hésiter ou croiser la circulation.
Que faut-il prévoir pour les crevaisons pendant la sortie ?: Gardez au minimum une pompe à vélo et un jeu de démonte-pneus au point de départ. Pour un groupe important, prévoyez un second équipement ou répartissez le matériel entre deux points du parcours.

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