Que faut-il prévoir pour une soirée d’information destinée aux vétérinaires ?
Une soirée d’information pour vétérinaires demande plus qu’un café et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, les supports remis sur place, le matériel de présentation et une pause suffisamment organisée pour ne pas interrompre les échanges. La liste ci-dessous regroupe les achats et le matériel à rassembler, notamment les boissons, la vaisselle, les fournitures d’inscription et les équipements audiovisuels. Vérifiez les quantités à partir du nombre confirmé d’inscrits, et gardez une marge pour les intervenants et les inscriptions de dernière minute.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Table d'inscription
- Tabourets pour les intervenantsqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Cliqueur de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
- Thermosqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Porte-nomsqté 60
- Panneaux d'informationqté 4
Fournitures de bureau
- Formulaires d’inscriptionqté 70
- Sets de stylosqté 12
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 6
- Ruban adhésifqté 2
- Documents à distribuerqté 70
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machine à café
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balayette et pelleqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
- Café - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus de citron - 1 bouteille
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Serviettes en papier - 150 pièces
- Petits pains moelleux - 70 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Garniture de filet de poulet - 1 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Beurre - 500 grammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Popcorn salé - 4 sacs
- Pommes - 60 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Biscuits - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Barres de céréales sans noix - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Éponges de nettoyage - 1 paquet
- Savon pour les mains - 3 bouteilles
Conseils
- Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve séparée pour les intervenants et l’équipe d’accueil.
- Comptez une tasse, un verre et une assiette par participant, avec environ 10 % de vaisselle supplémentaire. Les cuillères de service et les plateaux sont souvent oubliés au moment de préparer le buffet.
- Imprimez les documents et les formulaires au moins 24 heures avant la soirée, puis préparez les badges par ordre alphabétique. Gardez un petit lot de badges vierges et plusieurs stylos au comptoir d’inscription.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, les microphones et les haut-parleurs le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez des rallonges et des multiprises compatibles avec l’agencement réel de la salle.
- Installez le café et le thé 30 à 45 minutes avant l’accueil, et refroidissez les boissons suffisamment tôt. Placez les panneaux d’information, le paperboard et les feutres de façon visible afin de ne pas interrompre la présentation pour les chercher.
Questions fréquentes
- Combien de boissons prévoir pour une soirée d’information vétérinaire ?
- Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge pour les intervenants et les inscriptions tardives.
- Quand imprimer les documents et préparer les badges ?
- Imprimez les documents au moins 24 heures avant l’événement, après la vérification des présentations et des inscriptions. Préparez les badges la veille et gardez 5 à 10 badges vierges pour les changements de dernière minute.
- Quel matériel audiovisuel faut-il tester avant la soirée ?
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones sans fil et les haut-parleurs au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et le cliqueur de présentation.
- Combien de vaisselle prévoir par invité ?
- Prévoyez au minimum une tasse, un verre et une assiette par invité, ainsi qu’environ 10 % de pièces supplémentaires. Pour une soirée de 50 personnes, cela représente 55 tasses, 55 verres et 55 assiettes.
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