Que faut-il prévoir pour une soirée tombola ?

Une soirée tombola demande plus que des lots et des billets. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les participants, servir les boissons et organiser le tirage sans interruption. La liste couvre le matériel de tirage, les fournitures pour noter et distribuer les gains, ainsi que la vaisselle, les glacières et la décoration. Vérifie les quantités en fonction du nombre d’inscrits, puis rassemble les billets, cartes et enveloppes au moins quelques jours avant la soirée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Nappesqté 8
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettesqté 70
Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 10

Équipement

Tombola
Ballons numérotésqté 100
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 3
Caisse

Fournitures de bureau

Billets de tombolaqté 1000
Cartes de participationqté 100
Stylosqté 25
Marqueurs indélébilesqté 6
Presse-papiersqté 4
Enveloppesqté 100
Carnets de reçusqté 2
Calculatricesqté 2
Sachets de prix en argentqté 50

Décoration

Bannière de loterie
Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Cartes numérotéesqté 20

Catering

Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Courses
- Café - 3 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 3 bouteilles
- Bière - 48 canettes
- Bière sans alcool - 12 canettes
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 litre
- Jus d'orange - 3 liter
- Citrons - 8 pièces
- Glaçons - 8 kilo
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Petits pains bruns - 40 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Blanc de poulet - 1,5 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Concombres - 5 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Biscuits au fromage - 3 paquets
- Mélange de noix - 2 sachets
- Biscuits - 5 paquets
- Prix miniatures - 40 pièces
- Cartes-cadeaux - 10 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Conseils

Prévois les billets de tombola et les cartes de participation pour chaque inscrit, avec une petite réserve de 5 à 10 % pour les erreurs, les pertes ou les inscriptions de dernière minute.
Achète et étiquette les lots avant le jour J. Place les prix sur une table distincte et garde les enveloppes ou sachets de prix en argent avec les fournitures du tirage.
Compte la vaisselle pour chaque participant attendu : une assiette, un verre, un couvert et, si un café est servi, une tasse par personne. Ajoute 10 % de marge pour éviter de manquer.
Teste l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant l’événement. Un tirage avec 40 participants devient vite difficile à suivre si les numéros sont inaudibles.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance dans les glacières et prépare les plateaux de service avant l’arrivée du public. Les petits bols sont utiles pour séparer les en-cas et éviter les files autour d’une seule table.

Questions fréquentes

Combien de billets prévoir pour une soirée tombola ?: Prévois au minimum un billet ou carnet par participant inscrit, selon le format choisi. Ajoute 5 à 10 % de réserve pour les billets abîmés, les pertes et les ventes de dernière minute.
Combien de verres et d’assiettes faut-il pour une tombola ?: Compte un verre et une assiette par personne attendue, puis ajoute environ 10 % de marge. Pour 50 participants, prévois donc au moins 55 verres et 55 assiettes.
Quand acheter les lots d’une soirée tombola ?: Achète les lots au moins 7 jours avant la soirée, afin de pouvoir vérifier la liste des prix, les étiqueter et préparer l’ordre du tirage. Garde les reçus avec les fournitures de l’événement.
Faut-il un microphone pour organiser un tirage ?: Pour plus de 30 participants, un microphone et une enceinte portable facilitent nettement l’annonce des numéros. Teste le matériel au moins 24 heures avant et prévois une rallonge ainsi qu’une multiprise compatibles.

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