Que faut-il prévoir pour une soirée musée ?

Une soirée musée demande plus qu’un buffet et quelques verres. Il faut prévoir l’accueil, le vestiaire, les visites guidées, les activités et la technique dans chaque salle. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle et l’équipement à acheter ou à réserver pour recevoir les visiteurs dans de bonnes conditions. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et à la capacité de chaque partie du programme.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 5
Tables d’activitésqté 4
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 20
Portant de vestiaire
Cintresqté 40

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Pied de microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Glacièresqté 3
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Chemins de table en cotonqté 8
Compositions floralesqté 6
Bannières du muséeqté 4
Cadres photo décoratifsqté 8
Bandes adhésivesqté 3
Cordeqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Boîtes à biscuitsqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Aspirateur
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 10

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé à la menthe frais - 4 bouquets
- Chocolat chaud - 4 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème à café - 3 litres
- Sucre en poudre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 3 kilos
- Concombres - 10 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Bretzels salés - 6 sacs
- Olives - 2 kilos
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Crackers salés - 12 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Beurre aux herbes - 10 barquettes
- Mini-quiches - 120 pièces
- Samosas végétariens - 100 pièces
- Falafels - 4 kilos
- Brochettes de poulet - 4 kilos
- Dip au pesto - 8 pots
- Tzatziki - 8 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Beurre - 1 kilo
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Mini tartelettes aux pommes - 80 pièces
- Chocolat noir - 2 kilo
- Chocolat au lait - 2 kilo
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Glaçons - 20 kilos
- Pics - 500 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets à café - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Petites éponges - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Inscription

Brochures du programmeqté 250
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Formulaires visiteursqté 200
Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Braceletsqté 200

Activités

Carnets de croquisqté 30
Papier à dessinqté 500
Crayonsqté 60
Crayons de couleurqté 60
Gommeqté 30
Taille-crayonsqté 15
Feutresqté 60
Tabliersqté 20
Carton à bricolageqté 300
Ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 30
Sets de pinceauxqté 10
Peinture acryliqueqté 12
Palettes de mélangeqté 10
Tabliers de peintureqté 20

Signalétique

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Passe-câblesqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 10
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Panneaux d'avertissementqté 6
Trousse de premiers secours
Couvertures anti-feuqté 2

Stockage

Bacs en plastiqueqté 12
Chariots de transportqté 2
Autocollants d’étiquettesqté 100
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200

Conseils

Prévoyez une chaise par personne pour les temps de présentation, et ajoutez quelques tabourets si certaines salles accueillent des échanges debout. Réservez aussi les tables séparément pour l’accueil, le buffet et les activités.
Pour la vaisselle, comptez au minimum un verre à eau par invité, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un buffet avec dessert et café, prévoyez également une assiette, une assiette à dessert, des couverts et une tasse par personne.
Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les micros et les haut-parleurs au moins 7 jours avant la soirée. Testez chaque salle avec les rallonges, les multiprises et les piles rechargeables avant l’arrivée des visiteurs.
Pour le vestiaire, prévoyez un cintre par manteau attendu, avec 10 % de cintres supplémentaires. Installez le portant près de l’entrée et gardez une zone libre pour les sacs ou les vêtements volumineux.
Ne commandez pas le catering uniquement selon la capacité maximale du musée : utilisez le nombre d’inscrits confirmé et les besoins alimentaires recueillis. Gardez les glacières et les thermos disponibles pour maintenir les boissons à température pendant les visites.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une soirée musée ?: Prévoyez un verre à eau par visiteur et ajoutez 10 % de réserve. Si du vin est servi, comptez aussi un verre à vin par personne, soit 110 verres de chaque type pour 100 invités.
Quand réserver le matériel technique pour une soirée musée ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les micros, les haut-parleurs et la table de mixage au moins 7 jours à l’avance. Faites un test complet dans chaque salle 1 à 2 jours avant l’événement.
Combien de cintres faut-il pour le vestiaire ?: Comptez un cintre par manteau attendu, plus 10 % de marge. Pour 80 visiteurs susceptibles de déposer un manteau, prévoyez donc 88 cintres.
Combien de temps avant commander le catering ?: Passez la commande dès que les inscriptions et les besoins alimentaires sont suffisamment stabilisés, idéalement 7 jours avant la soirée. Vérifiez encore le nombre final de convives 48 heures avant la livraison.

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