Boodschappenlijst voor een museumavond

Voor een museumavond heb je meer nodig dan hapjes en drankjes. Bezoekers bewegen tussen zalen, rondleidingen en activiteiten, terwijl sprekers en techniek op vaste momenten klaar moeten staan. Denk daarom aan aparte voorzieningen voor ontvangst, catering, presentaties en garderobe. Gebruik de bezoekerslijst en het programma om aantallen te bepalen. Voor servies kun je rekenen met 10 procent extra; reserveer techniek en materialen uiterlijk twee weken vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 5
Activiteitentafelsaantal 4
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 20
Kleedkamerrek
Kledinghangersaantal 40

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Katoenen tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Museumvlaggenaantal 4
Decoratieve fotolijstenaantal 8
Kleefstripsaantal 3
Touwaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Koekjestrommelsaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilo
- Theezakjes - 200 stuks
- Verse muntthee - 4 bossen
- Warme chocolademelk - 4 liter
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffieroom - 3 liter
- Kristalsuiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 48 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bier - 48 flesjes
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Citroenen - 3 kilo
- Komkommers - 10 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Aardbeien - 3 kilo
- Gemengde noten - 2 kilo
- Naturelchips - 10 zakken
- Paprikachips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Zoute pretzels - 6 zakken
- Olijven - 2 kilo
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Hartige crackers - 12 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Miniwraps - 120 stuks
- Kruidenboter - 10 kuipjes
- Miniquiches - 120 stuks
- Vegetarische samosa's - 100 stuks
- Falafel - 4 kilo
- Kipspiesjes - 4 kilo
- Pestodip - 8 potten
- Tzatziki - 8 bakjes
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Olijfolie - 2 flessen
- Roomboter - 1 kilo
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Miniappeltaartjes - 80 stuks
- Pure chocolade - 2 kilo
- Melkchocolade - 2 kilo
- Slagroom - 12 bussen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Prikkertjes - 500 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Koffiefilters - 200 stuks
- Koffieroerstaafjes - 300 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Sponsjes - 20 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Registratie

Programmaboekjesaantal 250
Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6
Bezoekersformulierenaantal 200
Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Polsbandjesaantal 200

Activiteiten

Schetsboekenaantal 30
Tekenpapieraantal 500
Potlodenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 60
Gumaantal 30
Puntenslijpersaantal 15
Viltstiftenaantal 60
Schortenaantal 20
Knutselkartonaantal 300
Kinderschaaraantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Penseelsetsaantal 10
Acrylverfaantal 12
Mengpalettenaantal 10
Verfschortenaantal 20

Bewegwijzering

Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Kabelmattenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 10
Nooduitgangbordjesaantal 8
Waarschuwingsbordenaantal 6
EHBO-doos
Brandblusdekensaantal 2

Opslag

Kunststof bakkenaantal 12
Transportkarrenaantal 2
Labelstickersaantal 100
Ducttapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200

Tips

Zet per zaal klaar wat daar nodig is: stoelen of krukken voor gesprekken, activiteitentafels voor workshops en een receptietafel bij de entree. Houd minimaal één vrije tafel vrij voor inschrijvingen, plattegronden en naambadges.
Plan voor catering ongeveer 1,5 glas water per bezoeker per uur en houd voor een ontvangst met wijn 2 tot 3 glazen per persoon in het eerste uur aan. Voeg minstens 10 procent extra waterglazen, wijnglazen, borden en bestek toe voor breuk en onverwachte bezoekers.
Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en mengpaneel uiterlijk 24 uur voor opening in de betreffende zaal. Neem per draadloze microfoon twee sets opgeladen batterijen mee en leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf per zaal klaar.
Druk plattegronden, programmafolders, zaalbordjes, vrijwilligersinstructies en naambadges uiterlijk één dag vooraf af. Neem voor elke aangemelde bezoeker één programmafolder en één badge mee, plus 10 procent reserve.
Zet voor garderobeactiviteiten één kledinghanger per verwachte jas klaar en reken op minstens 10 procent extra. Controleer koelboxen, thermoskannen en waterkokers vóór de cateringlevering; die worden vaak vergeten wanneer het museum zelf geen keuken gebruikt.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een museumavond?: Reken naast catering op tafels, stoelen of krukken, glazen en servies, techniek voor presentaties, garderobevoorzieningen en geprinte bezoekersinformatie. Plan per zaal en leg de materialen uiterlijk 24 uur voor opening klaar.
Hoeveel glazen en servies heb ik nodig voor een museumavond?: Neem voor elke verwachte bezoeker minimaal één waterglas en voeg 10 procent reserve toe. Bij wijn reken je op 2 tot 3 wijnglazen per persoon in het eerste uur; stem borden, bestek en koffiekopjes af op het aantal eet- en drinkmomenten.
Wanneer moet ik techniek voor een museumavond regelen?: Reserveer beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en mengpaneel uiterlijk twee weken vooraf. Test alle apparatuur in de juiste zaal uiterlijk 24 uur voor de opening en leg reservebatterijen, verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Hoeveel programmafolders en naambadges moet ik printen?: Print één programmafolder en één naambadge per aangemelde bezoeker, plus 10 procent reserve voor last-minute bezoekers en beschadigde exemplaren. Rond aantallen altijd naar boven af en leg de materialen per ontvangstpunt klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.