La liste de courses pour une bourse aux timbres

Une bourse aux timbres demande plus que des tables et des chaises. Il faut prévoir l’accueil des exposants, la présentation des collections, la caisse, les boissons et toute la signalétique avant l’ouverture. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à apporter, des vitrines aux loupes, en passant par les formulaires et les fournitures de bureau. Vérifiez les quantités selon le nombre d’exposants, de tables et de visiteurs attendus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 20
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Vitrinesqté 4
Nappesqté 20

Équipement

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Loupesqté 12
Lampes de bureauqté 8
Caisse

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettes à gâteauqté 50
Cuillères à caféqté 60
Pinces de serviceqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 40
Cartes de numéros de tableqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 150
Stylosqté 12
Étiquettes de prixqté 200
Ruban adhésifqté 6
Bloc-notesqté 6
Enveloppesqté 100

Décoration

Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Images de timbresqté 20

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Sucre en poudre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Biscuits au beurre - 5 paquets
- Spéculoos - 4 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 3 sachets
- Mini-croissants - 100 pièces
- Mini petits pains au fromage - 80 pièces
- Mini-sandwichs végétariens - 40 pièces
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Pommes fraîches - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Essuie-tout - 6 paquets
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévoyez une table d’inscription séparée des tables d’exposition afin de ne pas bloquer l’accueil. Comptez au moins 2 stylos et un stock de formulaires supérieur de 10 % au nombre d’inscrits.
Pour chaque table d’exposition, prévoyez une carte de numéro clairement visible et, si nécessaire, une nappe. Préparez la numérotation avant l’installation pour éviter les changements de dernière minute.
Les vitrines, loupes et lampes de bureau sont faciles à oublier alors qu’elles servent directement à examiner les timbres. Prévoyez au moins une lampe et une loupe pour chaque zone où les collections seront consultées.
Pour le service, comptez environ 2 gobelets ou verres par personne si la bourse dure une demi-journée, puis ajoutez une marge de 10 %. Refroidissez les boissons et vérifiez les machines à café, bouilloires, multiprises et rallonges la veille.
Ne laissez pas la signalétique au jour de l’événement : imprimez les panneaux, brochures, badges et formulaires au moins 2 jours avant. Gardez du ruban adhésif, un bloc-notes et des enveloppes dans la caisse de fournitures pour les corrections et remises de documents.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour organiser une bourse aux timbres ?: Prévoyez des tables d’exposition, des chaises, une table d’inscription, des vitrines, des loupes, des lampes et la signalétique. Ajoutez la caisse, les formulaires, les badges, les cartes de numéros de table et le matériel de boissons.
Combien de tables faut-il pour une bourse aux timbres ?: Prévoyez au minimum une table par emplacement réservé à un exposant, puis ajoutez une table d’inscription et les tables nécessaires au service. Faites le plan de salle avant les achats afin de vérifier les circulations et les espaces pour les chaises.
Combien de formulaires et de badges imprimer ?: Imprimez un formulaire et un badge par exposant ou participant concerné, avec une réserve d’environ 10 %. Préparez-les au moins 2 jours avant la bourse pour pouvoir corriger les noms et compléter les inscriptions tardives.
Quand préparer le matériel d’une bourse aux timbres ?: Vérifiez les stocks 3 à 5 jours avant, puis faites les courses et imprimez la signalétique au plus tard 2 jours avant. Les boissons peuvent être refroidies la veille et l’installation du mobilier contrôlée le matin de l’événement.

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