Que prévoir pour une retraite aux flambeaux ?

Une retraite aux flambeaux demande plus que des torches. Il faut prévoir l’éclairage du parcours, le matériel d’accueil, les boissons chaudes et froides, ainsi que les équipements de sécurité. Cette liste regroupe les achats et le matériel à emporter pour installer le départ, guider les participants et gérer la marche dans de bonnes conditions. Vérifiez les quantités après les inscriptions, surtout pour les gobelets, les boissons, les chaises et les torches de réserve.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Éclairage

Torchesqté 130
Supports de torchesqté 130
Fusées de réserveqté 15
Lanternesqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tentes de réceptionqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Seaux d’eau d’extinctionqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 14
Gants de travailqté 20

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Lanternesqté 8

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Banderolesqté 3
Décoration de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Chocomel - 4 briques
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Biscuits au fromage - 5 paquets
- Bâtonnets salés - 5 sacs
- Noix mélangées - 4 sachets
- Popcorn - 4 sacs
- Mini pains aux raisins - 100 pièces
- Mini-pains au fromage - 100 pièces
- Mini tourtes aux légumes - 80 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Lingettes humides - 4 paquets

Conseils

Prévoyez une torche par participant inscrit, plus une réserve de 10 à 15 % pour les pertes, les torches défectueuses ou les accompagnateurs de dernière minute.
Pour chaque zone éclairée, contrôlez à l’avance la longueur des rallonges et le nombre de prises disponibles. Testez les guirlandes LED, les lanternes et les multiprises avant le jour du départ.
Comptez la vaisselle sur la base du nombre d’inscrits, avec au moins 10 % de gobelets, tasses, assiettes et couverts supplémentaires pour les remplacements et les bénévoles.
Gardez les boissons froides dans les glacières et les conteneurs à glace jusqu’à l’accueil. Préparez les thermos de café et de thé peu avant le départ afin de les servir chauds.
Placez les extincteurs, les seaux d’eau, les trousses de premiers secours et les gants de travail à des endroits connus des bénévoles. Prévoyez au moins un moyen de communication par équipe mobile, comme des talkies-walkies.

Questions fréquentes

Combien de torches prévoir pour une retraite aux flambeaux ?: Prévoyez une torche par participant confirmé, puis ajoutez 10 à 15 % de torches de réserve. Pour 100 participants, cela représente environ 110 à 115 torches.
Que faut-il acheter pour éclairer le parcours ?: Prévoyez les torches, leurs supports, des lanternes, des guirlandes LED, des rallonges et des multiprises. Vérifiez le matériel au moins 48 heures avant l’événement et testez chaque branchement.
Combien de gobelets et de vaisselle faut-il prévoir ?: Comptez un exemplaire par personne pour chaque service prévu, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 100 participants, prévoyez donc environ 110 gobelets, assiettes, couverts et tasses si chacun est utilisé une fois.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Mettez les boissons froides au frais le jour même, idéalement 4 à 6 heures avant l’accueil. Préparez le café et le thé juste avant le départ, puis gardez-les dans des thermos.

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