Que faut-il prévoir pour une retraite aux flambeaux ?

Une retraite aux flambeaux demande plus que des torches : il faut aussi éclairer le parcours, encadrer le groupe et prévoir le retour du matériel. Cette liste rassemble les achats et équipements à préparer pour le départ, la marche et l’arrivée. Vérifiez les quantités après les inscriptions, surtout pour les gilets, lampes, talkies-walkies et trousses de premiers secours. Les éléments de sécurité incendie doivent être disponibles avant l’arrivée des participants, pas le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 48
Lampes de pocheqté 10
Brassards lumineuxqté 120
Torchesqté 130
Supports de torchesqté 130
Bacs récupérateursqté 130

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkies rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4

Sécurité

Seaux d'eauqté 8
Extincteursqté 4
Couvertures anti-feuqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Décoration

Flèches de directionqté 20
Panneau de bienvenue
Panneaux d'informationqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Carafesqté 6
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Lavabos pour les mainsqté 2
Carafes d’eauqté 6

Administration

Panneau de la table d’inscription
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Braceletsqté 150
Cartes d'itinéraireqté 150
Numéros de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2
Porte-papier toiletteqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin chaud - 12 litres
- Poudre de cacao - 2 paquets
- Crème fouettée - 6 bombes
- Sandwiches - 180 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Jeune fromage - 4 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 12 pots
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 6 pots
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Mini-saucisses - 8 paquets
- Dés de fromage - 4 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 6 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 8 boîtes
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 pots
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 6 paquets
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins une source lumineuse de secours par accompagnateur : une lampe de poche ou une lanterne LED peut remplacer une torche défectueuse. Ajoutez les piles et batteries externes au même achat, afin de ne pas les oublier.
Comptez un gilet de sécurité pour chaque personne chargée de l’encadrement ou de la circulation. Préparez aussi les brassards lumineux avant le départ pour identifier rapidement les accompagnateurs dans l’obscurité.
Placez les seaux d’eau, extincteurs et couvertures anti-feu à proximité des torches et des bacs récupérateurs. Ne rangez pas ce matériel dans un véhicule fermé qui resterait loin du parcours.
Pour le balisage, prévoyez les flèches, cônes et ruban selon les changements de direction repérés lors de la reconnaissance. Installez les indications avant l’arrivée du groupe et gardez du ruban supplémentaire pour les passages mal visibles.
Si un accueil ou une arrivée est prévu sous tente, vérifiez séparément les tables, chaises, nappes et rallonges. Les multiprises et rallonges doivent être testées avant l’installation, surtout si l’éclairage est alimenté sur place.

Questions fréquentes

Combien de torches faut-il pour une retraite aux flambeaux ?: Prévoyez une torche par participant qui souhaite marcher avec un flambeau, puis ajoutez une réserve de 5 à 10 % pour les pertes, les pannes ou les remplacements. Le nombre définitif dépend donc des inscriptions confirmées.
Combien d’accompagnateurs faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du parcours, des traversées et des règles locales de circulation. Pour les achats, comptez au minimum un gilet de sécurité, une lampe et un moyen de communication par accompagnateur confirmé, puis gardez un équipement de secours.
Quand acheter le matériel d’éclairage et de sécurité ?: Achetez ou réservez le matériel principal au moins 2 à 3 semaines avant la marche. Faites un contrôle complet des torches, piles, lampes, talkies-walkies et extincteurs entre 3 et 7 jours avant l’événement.
Que prévoir pour éteindre les torches après la marche ?: Prévoyez des bacs récupérateurs adaptés, des seaux d’eau et le matériel de sécurité prévu pour les incidents. Installez cette zone avant l’arrivée du groupe et ne laissez pas les torches usagées sans surveillance.

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