Que prévoir pour une rencontre de pairs ?

Une rencontre de pairs demande surtout du matériel qui facilite les échanges et les transitions entre les temps de discussion. Prévoyez de quoi accueillir les participants, servir les boissons et les collations, afficher le programme et animer les groupes. Les oublis fréquents concernent les multiprises, les marqueurs, les panneaux de direction et les contenants de service. La liste ci-dessous rassemble les achats et le matériel à apporter pour installer la salle sans courir au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Porte-manteauxqté 2
Tables d'appointqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 8

Catering

Thermosqté 5
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 2
Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 100 sachets
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Crackers complets - 8 paquets
- Beurre - 1 kilo
- Margarine - 1 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Houmous - 10 barquettes
- Tartinade de légumes - 8 pots
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitue pommée - 4 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Soupe de légumes - 10 litres
- Bâtonnets apéritifs - 6 paquets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Crackers salés - 6 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Mini-pains aux raisins - 50 pièces
- Serviettes - 6 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Enceinte portable

Décoration

Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 30
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Conseils

Prévoyez au moins un gobelet ou une tasse par participant, puis ajoutez 10 % de marge pour les remplacements et les boissons prises en plusieurs fois.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif et un stylo par personne inscrite, avec quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Comptez au moins deux marqueurs par espace de discussion et plusieurs feuilles de paperboard par groupe si les échanges produisent des idées ou des décisions.
Testez les bouilloires, machines à café, enceinte portable et rallonges au plus tard la veille ; prévoyez une multiprise par zone équipée.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des participants et gardez les panneaux indicateurs, le ruban adhésif et les ciseaux dans un sac réservé à l’installation.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une rencontre de pairs ?: Prévoyez les boissons, la vaisselle, les contenants de service, les badges, les stylos et le matériel pour les discussions. Ajoutez les éléments d’installation comme les nappes, les panneaux, le paperboard, les marqueurs et le ruban adhésif.
Combien de badges nominatifs faut-il prévoir ?: Prévoyez un badge par participant confirmé, plus 10 % de badges vierges. Pour 30 personnes, cela représente 33 badges, afin de gérer une inscription tardive ou une erreur de nom.
Quel matériel faut-il pour animer les discussions ?: Prévoyez au moins un paperboard par espace de discussion, plusieurs feuilles et deux marqueurs par groupe. Ajoutez les cartes de discussion préparées et un rouleau de ruban adhésif pour afficher les résultats.
Quand préparer le matériel de la rencontre ?: Rassemblez et testez le matériel au plus tard la veille, notamment l’équipement électrique et l’enceinte. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début et installez les panneaux dès l’ouverture de la salle.

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