Que faut-il prévoir pour une rencontre avec un réalisateur ?

Une rencontre avec un réalisateur demande plus qu’un film et quelques chaises. Il faut pouvoir projeter l’œuvre dans de bonnes conditions, accueillir les participants, organiser les questions et prévoir un espace convivial après la séance. Cette liste couvre notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, les microphones, la vaisselle réutilisable, les badges et le matériel d’orientation. Vérifiez chaque élément au moins 48 heures avant l’événement, puis faites un dernier contrôle en ouvrant la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Carafes d'eauqté 6
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Multiprisesqté 6
Rallonges électriquesqté 3
Minuterie

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Décoration

Affiches de filmqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 6
Compositions floralesqté 4

Organisation

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Tours de couqté 60
Flyers du programmeqté 70
Cartes de questionsqté 100
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Marqueursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3
Machines à caféqté 2
Théièresqté 3
Pinces de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Courses
- Café - 2 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Pop-corn salé - 3 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Olives - 4 bocaux
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Mini-wraps - 80 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 1 kilo
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Bâtonnets de pain - 4 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Citrons - 10 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI et au moins un adaptateur compatible. Testez le film avec cette configuration complète 48 heures avant, car un simple essai de l’ordinateur ne suffit pas.
Pour les échanges avec la salle, comptez un microphone sans fil pour l’animateur et un second pour les questions du public. Gardez aussi les haut-parleurs et une rallonge de secours à proximité de la régie.
Préparez les badges nominatifs, les porte-badges et les tours de cou avant l’arrivée du public. Imprimez environ 10 % de badges supplémentaires par rapport au nombre d’inscrits pour gérer les ajouts de dernière minute.
Pour l’accueil, prévoyez une carafe d’eau par table et suffisamment de tasses, verres, assiettes et couverts pour chaque participant. Ajoutez une marge de 10 % afin d’éviter de manquer de vaisselle pendant la discussion.
Installez un panneau d’accueil et des panneaux d’orientation dès l’entrée, puis aménagez un coin discussion avec tables, nappes et plateaux de service. Les affiches du film et les compositions florales peuvent être posées après le test technique, sans gêner les câbles ni les sorties.

Questions fréquentes

Combien de microphones faut-il pour une rencontre avec un réalisateur ?: Prévoyez au minimum 2 microphones sans fil : un pour l’animateur et un pour les questions du public. Pour une salle de plus de 100 personnes, ajoutez un troisième microphone si plusieurs intervenants doivent se déplacer.
Combien de vaisselle prévoir par personne ?: Comptez 1 tasse à café, 1 verre, 1 assiette et 1 jeu de couverts par personne, avec une réserve de 10 %. Pour 50 participants, prévoyez donc 55 exemplaires de chaque élément utilisé.
Quand faut-il tester le matériel de projection ?: Faites un test complet au moins 48 heures avant la rencontre, puis vérifiez à nouveau le branchement en ouvrant la salle. Testez le film, le son, les adaptateurs HDMI, les multiprises et les rallonges dans leur emplacement définitif.
Combien de badges faut-il imprimer pour les participants ?: Imprimez un badge par personne inscrite et ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 inscrits, préparez 88 badges, avec quelques porte-badges et tours de cou supplémentaires pour les inscriptions tardives.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.