Regiegespräch: Was du einkaufen und bereitlegen solltest

Für ein Regiegespräch brauchst du neben Getränken und kleinen Snacks vor allem eine verlässliche Gesprächs- und Präsentationstechnik. Plane Sitzplätze für alle angemeldeten Gäste sowie ein bis zwei zusätzliche Stühle ein. Namensschilder, Programmflyer und Fragekarten erleichtern den Ablauf und werden oft erst kurz vor Beginn vermisst. Prüfe außerdem frühzeitig, ob Laptop, Beamer, Mikrofone, Adapter und Kabel zusammen funktionieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
Wiederverwendbare GläserAnz. 80
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
WasserkaraffenAnz. 6
ServierschalenAnz. 10

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 3
Präsentationsklicker
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3
Timer

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 6

Dekoration

FilmplakateAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4

Organisation

NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
LanyardsAnz. 60
ProgrammflyerAnz. 70
FragekartenAnz. 100
KlemmbretterAnz. 4
KugelschreiberAnz. 20
MarkerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülwanneAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
TeekannenAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3
Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Gesalzene Popcorn - 3 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Oliven - 4 Gläser
- Hummus - 6 Schalen
- Gurke - 6 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Miniwraps - 80 Stück
- Junger Käse - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 1 Kilo
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Brotstangen - 4 Packungen
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Zitronen - 10 Stück
- Papierservietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Tipps

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich mindestens eine Wasserkaraffe je 8 bis 10 Gäste bereit. Kaffee- oder Mehrwegbecher, Gläser und Servierschalen sollten vor dem Einlass vollständig aufgestellt sein.
Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl und ergänze zwei Reserveplätze. Für die Gesprächsecke brauchst du außerdem mindestens einen Tisch für Wasser, Unterlagen und Fragekarten.
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Präsentationsklicker und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege für jeden benötigten Anschluss das passende HDMI-Kabel und mindestens einen Adapter bereit.
Drucke Namensschilder und Programmflyer nicht erst am Veranstaltungstag. Halte etwa 10 Prozent zusätzliche Exemplare bereit, damit Nachmeldungen und beschädigte Ausdrucke abgedeckt sind.
Sammle Verlängerungskabel, Funkmikrofone und Timer in einer beschrifteten Kiste und prüfe vor dem Öffnen des Saals, ob Batterien, Stromanschlüsse und die Lautstärke funktionieren. Wegweiser und ein sichtbares Willkommensschild helfen besonders bei größeren Veranstaltungsorten.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Regiegespräch?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person. Zusätzlich solltest du pro 8 bis 10 Gäste eine Wasserkaraffe sowie einige Reserveflaschen einrechnen.
Wie viele Stühle brauche ich für ein Regiegespräch?: Stelle für jede Anmeldung einen Stuhl bereit und ergänze zwei zusätzliche Plätze. Bei 30 erwarteten Gästen brauchst du also 32 Stühle.
Wann sollte ich die Technik für das Regiegespräch testen?: Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole die wichtigsten Anschlüsse 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei besonders HDMI-Adapter, Funkmikrofone und Lautsprecher.
Wie viele Namensschilder und Programmflyer soll ich drucken?: Drucke je ein Namensschild und einen Programmflyer pro angemeldeter Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 40 Anmeldungen sind das 44 Exemplare.

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