Que faut-il prévoir pour une randonnée à vélo artistique ?

Une randonnée à vélo artistique demande plus qu’un itinéraire et quelques œuvres à découvrir. Il faut pouvoir accueillir les participants au départ, ravitailler le groupe, signaler clairement le parcours et intervenir rapidement en cas de crevaison. Prévoyez les boissons et les en-cas selon le nombre d’inscrits, puis vérifiez le matériel vélo au moins une semaine avant. Les cartes imprimées, les badges et les batteries chargées sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 6
Râteliers à vélosqté 8
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 80
Petits bolsqté 30
Couvertsqté 80
Louchesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Présentoirs à étagesqté 4
Courses
- Eau plate - 120 bouteilles
- Eau pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 12 litres
- Cola Zero - 12 litres
- Sinas - 8 liter
- Tonic - 4 liter
- Jus de pomme - 8 litres
- Thé glacé - 8 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière blanche - 48 bouteilles
- Vin rosé - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Menthe fraîche - 4 bottes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Miniwraps - 100 pièces
- Houmous - 10 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage aux herbes - 6 barquettes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Tapenade végétarienne - 8 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Carottes - 4 kilogram
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Fraises - 4 kilogrammes
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips tortilla - 8 sachets
- Olives - 8 bocaux
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Crackers de riz - 8 paquets
- Mini-quiches - 100 pièces
- Rouleaux de printemps végétariens - 100 pièces
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Dip au pesto - 6 pots
- Moutarde - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Serviettes - 400 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Ruban adhésif toilé - 4 rouleaux
- Serre-câbles - 200 pièces
- Gobelets en papier pour café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 250 pièces
- Étiquettes de bagage - 100 pièces
- Pansements - 4 boîtes

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Machines à caféqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Chargeurs de téléphoneqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

Stations de pompageqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits de réparationqté 4
Chambres à airqté 12
Outils de véloqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Antivols de véloqté 10

Décoration

Panneaux de directionqté 30
Panneaux de directionqté 40
Panneaux des artistesqté 12
Affiches du programmeqté 20
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Ciseauxqté 6
Pains de glaceqté 24
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Trousse de premiers secoursqté 2
Cônes de signalisationqté 12

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 gobelets de boisson par participant pour la première heure, puis adaptez la quantité à la durée du parcours et aux prévisions météo. Refroidissez les boissons la veille dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule.
Comptez au moins un en-cas par participant, avec une marge de 10 % pour les bénévoles et les imprévus. Préparez les portions dans des bols ou sur des plateaux avant l’arrivée du groupe.
Pour le matériel vélo, prévoyez au minimum une pompe, une station de gonflage et un kit de réparation par point d’accueil, ainsi que des chambres à air compatibles avec les vélos les plus courants. Contrôlez les outils et les pompes sept jours avant.
Imprimez une carte d’itinéraire par participant inscrit, plus 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les pertes et les inscriptions de dernière minute. Préparez aussi les badges nominatifs et la liste des participants dans une pochette étanche.
Chargez les haut-parleurs Bluetooth et les batteries externes la veille, puis emportez des piles de rechange pour les lanternes LED. Installez les panneaux d’itinéraire avant l’arrivée des participants et vérifiez qu’ils restent visibles depuis un vélo.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une randonnée à vélo artistique ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge pour les bénévoles, les artistes et les participants qui s’inscrivent tardivement.
Combien d’en-cas acheter par participant ?: Comptez un en-cas par participant pour une randonnée de quelques heures, plus 10 % de réserve. Si le parcours dépasse quatre heures, prévoyez deux portions par personne et tenez compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Quand préparer le matériel de réparation des vélos ?: Vérifiez les pompes, les stations de gonflage, les kits de réparation, les chambres à air et les outils au moins 7 jours avant le départ. Refaites un contrôle la veille et placez le matériel dans un point facilement accessible pendant le parcours.
Combien de cartes d’itinéraire faut-il imprimer ?: Imprimez une carte par participant inscrit et ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Gardez les cartes dans une pochette étanche et préparez-les au plus tard la veille, avec la liste des participants et les badges.

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