Que prévoir pour une journée portes ouvertes au château ?
Une journée portes ouvertes au château demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, organiser les groupes, servir les boissons et guider les déplacements sans encombrer les espaces historiques. Cette liste rassemble le matériel et les achats à prévoir pour l’accueil, les visites guidées, la restauration et la sécurité pratique. Vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions, puis prévoyez une marge pour les visiteurs qui se présentent sans réservation.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 14
- Chaisesqté 180
- Tables hautesqté 8
- Nappesqté 14
- Portantsqté 2
- Cintresqté 120
- Poteaux de balisageqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 180
- Verresqté 220
- Assiettesqté 180
- Fourchettesqté 180
- Couteauxqté 180
- Cuillèresqté 180
- Plateaux de serviceqté 16
- Cuillères de serviceqté 16
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs alimentairesqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Microphones mainqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Lampes de poche rechargeablesqté 6
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 12
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Décoration
- Bannières de bienvenueqté 3
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Compositions floralesqté 8
- Pancartes de tableqté 20
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Cordeqté 2
- Ruban adhésifqté 6
- Serre-câblesqté 100
Informations
- Brochures du programmeqté 220
- Plansqté 220
- Panneaux de visite guidéeqté 12
- Badges nominatifsqté 50
- Porte-badgesqté 50
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 8
- Panneaux indicateursqté 20
- Formulaires de signalementqté 30
- Livre d'or
- Braceletsqté 220
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
- Gilets fluorescentsqté 12
- Tapis antidérapantsqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Housses de poubelleqté 20
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
- Gantsqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Catering
- Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 8 boîtes
- Sucre - 3 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 15 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-pains - 240 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombre - 4 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Mini muffins - 180 pièces
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Snacks salés - 6 sacs
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 3 bocaux
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Ail - 6 têtes
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Barquettes en aluminium - 30 pièces
- Biscuits diététiques - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
Conseils
- Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure de présence. Gardez les boissons au frais dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul point de service.
- Comptez une tasse, un verre et une assiette par visiteur attendu, avec environ 10 % de réserve pour les remplacements et les arrivées sans réservation. Ajoutez les couverts selon le type de catering réellement servi.
- Préparez un point d’accueil distinct de la zone de restauration : une table pour les inscriptions et les badges, une autre pour les boissons et les plateaux de service. Cette séparation évite les files qui bloquent l’entrée du château.
- Imprimez les programmes, plans et consignes au moins 24 heures avant l’ouverture, puis gardez quelques exemplaires supplémentaires par groupe de visite. Prévoyez aussi des marqueurs et des supports visibles pour la signalétique.
- Testez les microphones, haut-parleurs, ordinateurs, terminaux de paiement, rallonges et multiprises la veille. Gardez les lampes de poche rechargeables chargées et vérifiez que les câbles ne traversent pas les passages accessibles au public.
Questions fréquentes
- Combien de verres faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Prévoyez un verre par visiteur attendu, plus une réserve d’environ 10 %. Pour 100 visiteurs, cela représente 110 verres, davantage si plusieurs services de boissons sont prévus en même temps.
- Quelle quantité de boissons acheter pour une journée portes ouvertes au château ?
- Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour 100 visiteurs présents deux heures, prévoyez donc environ 300 à 400 boissons, selon la météo et le type de service.
- Quand faut-il acheter ou commander le catering ?
- Finalisez les quantités après la clôture des inscriptions et confirmez la commande au moins 5 à 7 jours avant l’ouverture. Contrôlez les besoins alimentaires et les produits diététiques avant de valider la livraison.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?
- Préparez au minimum une table d’accueil, des badges nominatifs, les programmes, les plans, un ordinateur ou terminal de paiement si nécessaire, ainsi que de la monnaie pour la caisse. Installez ce point au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier groupe.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !