Que faut-il prévoir pour une journée d’introduction ?

Une journée d’introduction demande plus qu’un programme et quelques chaises. Il faut préparer l’accueil, les badges, les groupes de visite, les activités et les pauses café sans courir au dernier moment. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter, de la vaisselle réutilisable aux rallonges électriques. Prévoyez aussi le refroidissement des boissons et l’installation technique : ce sont deux points souvent oubliés jusqu’à l’arrivée des participants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table d’accueil
Tables de buffetqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Supports de badges nominatifsqté 100
Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 10

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cordeqté 4
Balles de softballqté 8
Cerceauxqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Thé au citron - 2 boîtes
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 30 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Wraps - 100 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Tartinades végétariennes - 12 pots
- Salade - 12 laitues
- Concombres - 15 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Poivrons - 30 pièces
- Roquette - 8 sacs
- Olives - 6 bocaux
- Salade de pommes de terre - 10 kilos
- Salade de pâtes - 10 kilos
- Salade verte - 8 kilos
- Quiche végétarienne - 20 pièces
- Ailes de poulet - 8 kilo
- Falafel - 5 kilo
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Sauce miel-moutarde - 4 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange apéritif - 5 kilo
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel pour les mains - 6 flacons

Conseils

Préparez un badge nominatif par participant, plus 5 à 10 badges vierges pour les inscriptions de dernière minute ou les corrections de nom. Gardez-les sur la table d’accueil avec leurs supports.
Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et prévoyez des glacières si le lieu ne possède pas de réfrigérateur suffisant.
Comptez une assiette, un bol, un verre et un jeu de couverts par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Les louches, plateaux de service et tables de buffet doivent être disponibles avant l’arrivée du traiteur.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, l’enceinte et le micro sans fil au moins 60 minutes avant la présentation. Prenez plusieurs rallonges et multiprises : les prises sont rarement placées près de l’espace de présentation.
Regroupez le matériel de chaque activité dans un bac ou sur une table séparée avant l’ouverture. Installez aussi les panneaux indicateurs et les cartes d’itinéraire avant l’accueil afin que les participants trouvent leur groupe sans interrompre l’organisation.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une journée d’introduction ?: Prévoyez un badge par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 badges vierges. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les changements de groupe.
Quelle quantité de vaisselle prévoir par personne ?: Comptez une assiette, un bol, un verre, une tasse et un jeu de couverts par personne, avec 10 % supplémentaire. Pour 40 participants, prévoyez donc au moins 44 exemplaires de chaque élément utilisé.
Quand refroidir les boissons pour la journée d’introduction ?: Mettez-les au réfrigérateur ou dans les glacières au moins 4 heures avant le début. Vérifiez aussi la capacité disponible la veille, surtout si le lieu accueille plusieurs groupes.
Quand tester le projecteur et le micro ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez les branchements, la longueur des rallonges, le niveau sonore et la lisibilité de la présentation depuis le fond de la salle.

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