Qué necesitas para organizar un Día de introducción

Para un Día de introducción necesitas preparar mucho más que comida y bebidas. La recepción, la visita guiada y la presentación requieren material de identificación, señalización y equipo audiovisual listo desde antes de que llegue el primer participante. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un pequeño margen para pérdidas o asistentes sin confirmar. Esta lista reúne los artículos que conviene comprar, pedir prestados o reservar con antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mesa de recepción
Mesas de buffetcant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Portanombrescant. 100
Mantelescant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Carteles direccionalescant. 12

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 10

Material deportivo

Conoscant. 30
Cuerdacant. 4
Bolas de softballcant. 8
Aroscant. 6

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Surtido de té - 4 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Té de limón - 2 cajas
- Spa Blauw - 60 botellas
- Spa Rood - 30 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ice tea - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Barras de pan - 20 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Wraps - 100 unidades
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 8 tarrinas
- Queso joven - 5 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Untables vegetarianos - 12 tarrinas
- Lechuga - 12 unidades
- Pepinos - 15 unidades
- Tomates - 5 kilos
- Pimientos - 30 unidades
- Rúcula - 8 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Ensalada de patatas - 10 kilos
- Ensalada de pasta - 10 kilo
- Ensalada verde - 8 kilos
- Quiche vegetariana - 20 unidades
- Alitas de pollo - 8 kilos
- Falafel - 5 kilo
- Salsa de ajo - 4 botellas
- Salsa de miel y mostaza - 4 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos salados - 5 kilo
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 100 unidades
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante - 6 flacons

Consejos

Prepara una tarjeta de nombre y un portanombres por participante, más un 10 % adicional para inscripciones de última hora o tarjetas dañadas.
Calcula la vajilla para todos los asistentes y añade al menos un 10 % extra: necesitarás platos, cuencos, vasos, tazas y cubiertos durante el catering y la pausa de café.
Reserva con varios días de antelación el proyector, la pantalla, el portátil, el altavoz y el micrófono inalámbrico; comprueba también que haya suficientes cables alargadores y regletas para la sala.
Compra o reúne la señalización direccional antes del montaje. Coloca cinta adhesiva y carteles en la recepción, la presentación y el recorrido para que los grupos encuentren cada zona sin preguntar continuamente.
Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes y verifica el mismo día que las neveras portátiles, la cafetera, las teteras y las bandejas de servir estén disponibles y limpias.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y platos necesito para un Día de introducción?: Calcula una unidad por participante y añade un 10 % de margen. Para 50 personas, prepara al menos 55 vasos y 55 platos, además de cuencos, cubiertos y tazas de café según el catering.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas de identificación?: Imprímelas entre 2 y 3 días antes, cuando la lista de participantes esté revisada. Haz un 10 % extra y deja algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora.
¿Con cuánta antelación hay que probar el proyector y el portátil?: Haz una primera prueba 1 o 2 días antes y repítela el mismo día, al menos 2 horas antes de la presentación. Comprueba imagen, sonido, cables, regletas y compatibilidad del archivo.
¿Cuánta bebida debo comprar para el Día de introducción?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la jornada. Enfría la cantidad prevista al menos 4 horas antes y guarda una parte de reserva.

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