Que faut-il prévoir pour une journée d’étude ?

Pour une journée d’étude, il faut prévoir à la fois l’accueil, les pauses, le déjeuner et le matériel de présentation. Cette liste regroupe les fournitures souvent oubliées : adaptateurs, rallonges, badges, vaisselle et thermos. Comptez les consommables selon le nombre d’inscrits, avec une petite marge pour les intervenants et les imprévus. Préparez les éléments techniques au moins la veille afin de ne pas découvrir un branchement manquant le matin même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table de buffetqté 2
Cintresqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 3
Adaptateur HDMIqté 3
Rallongeqté 4
Multipriseqté 4
Micro sans fil
Haut-parleurqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Louchesqté 6
Couteaux à painqté 2
Planches à découperqté 3
Glacièresqté 2

Inscription

Badges nominatifsqté 55
Porte-badgesqté 55
Stylosqté 60

Présentation

Blocs-notesqté 55
Paperboardqté 2
Feuilles de paperboardqté 2
Marqueursqté 12
Feuilles de travailqté 55
Formulaires d’évaluationqté 55

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Sinas - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Croissants - 55 pièces
- Mini-muffins - 60 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Pain blanc - 4 pains
- Petits pains complets - 30 pièces
- Petits pains blancs - 30 pièces
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Filet de poulet - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage à la crème - 750 grammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Concombre - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 2 kilos
- Barres de céréales - 60 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez 2 à 3 boissons chaudes par personne sur la journée, puis ajoutez environ 10 % pour les intervenants et l’équipe d’organisation. Les thermos permettent de garder le café et l’eau chaude disponibles pendant les pauses.
Pour le déjeuner, comptez une assiette, un jeu de couverts et un verre par participant, plus 5 à 10 pièces de rechange. Les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions doivent être transmis au traiteur avant la commande finale.
Préparez un badge nominatif pour chaque inscrit et environ 5 badges vierges supplémentaires. Gardez au moins 2 stylos par table d’accueil pour éviter les files d’attente au moment de l’enregistrement.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et chaque adaptateur au plus tard la veille. Ajoutez une rallonge et une multiprise : les prises disponibles dans la salle sont rarement placées là où vous en avez besoin.
Pour les supports de travail, imprimez un exemplaire par participant et 5 exemplaires supplémentaires. Installez le paperboard et vérifiez que les marqueurs sont utilisables avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de tasses et de verres prévoir pour une journée d’étude ?: Prévoyez au minimum une tasse par participant et un verre par participant, avec 10 % de pièces supplémentaires. Pour 40 personnes, cela représente 44 tasses et 44 verres afin de couvrir les pertes et les changements pendant la journée.
Quand faut-il préparer le matériel technique d’une journée d’étude ?: Faites un test complet la veille, idéalement 24 heures avant le début. Vérifiez les présentations, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les adaptateurs, le micro et le son dans la salle où ils seront utilisés.
Combien de badges nominatifs faut-il imprimer ?: Imprimez un badge par participant confirmé, puis ajoutez 5 badges vierges ou environ 10 % de marge si le groupe dépasse 50 personnes. Cette réserve couvre les inscriptions tardives et les corrections de nom à l’accueil.
Combien de blocs-notes et de feuilles de travail faut-il prévoir ?: Prévoyez un bloc-notes et un dossier de feuilles de travail par participant inscrit, plus 5 exemplaires de réserve. Imprimez les supports au plus tard la veille, après réception de la version finale des présentations et du programme.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.