Journée d’étude : que faut-il acheter et préparer ?

Pour une journée d’étude, les oublis se concentrent rarement sur les grandes installations : ce sont plutôt les gobelets, les adaptateurs, les badges ou les boissons qui manquent au moment critique. Prévoyez les achats à partir du nombre d’inscrits, en distinguant l’accueil, la pause-café et le déjeuner. Cette liste couvre aussi la vaisselle, le matériel de service et les éléments nécessaires aux présentations et aux ateliers. Ajoutez une marge de 10 % pour les consommables et les participants de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Kit de présentation sans fil
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 75
Bolsqté 75
Verresqté 80
Tassesqté 70
Couvertsqté 75

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Pancartes de tableqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 6
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 kilo
- Assortiment de thé - 200 sachets
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Miel - 2 pots
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Pommes - 70 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 5 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Houmous - 2 kilos
- Salsa - 4 pots
- Miniwraps - 150 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Fromage frais aux herbes - 1,5 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Salade de concombre - 3 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade verte - 5 kilos
- Quiche végétarienne - 12 pièces
- Quiches au poulet - 12 pièces
- Plateaux-repas vegan - 8 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Serviettes - 400 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une à deux boissons par personne et par heure. Gardez une réserve séparée pour réapprovisionner le coin café sans interrompre les échanges.
Pour la pause-café, comptez au minimum une tasse, un verre, une assiette et un couvert par participant, plus 10 % de réserve. Prévoyez aussi suffisamment de bols et de plateaux si des fruits ou des viennoiseries sont servis.
Testez chaque ordinateur, projecteur, écran et câble HDMI au moins 24 heures avant la journée d’étude. Gardez au minimum un adaptateur HDMI, une multiprise et une rallonge de secours à l’accueil technique.
Préparez les badges nominatifs et les pancartes de table la veille, classés par ordre alphabétique. Imprimez 5 à 10 badges vierges pour les inscriptions tardives ou les corrections de dernière minute.
Pour le service, prévoyez une table d’inscription séparée des tables de buffet et placez les poubelles à proximité des espaces de pause. Vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant afin d’acheter ou de confirmer les repas adaptés.

Questions fréquentes

Combien de gobelets et de tasses prévoir pour une journée d’étude ?: Prévoyez une tasse et un verre par personne pour chaque service, avec une marge de 10 %. Pour 50 participants, cela représente au moins 55 tasses et 55 verres si la vaisselle n’est pas lavée pendant la journée.
Quelle quantité de café faut-il pour 50 personnes ?: Comptez environ 3 à 4 tasses par personne sur une journée, soit 150 à 200 tasses pour 50 participants. Ajustez la quantité selon la durée et prévoyez de l’eau, du lait et du sucre pour la pause du matin et celle de l’après-midi.
Quand préparer les badges pour une journée d’étude ?: Préparez-les la veille, après la clôture des inscriptions. Imprimez 5 à 10 badges vierges supplémentaires et gardez la liste des participants à la table d’accueil pour traiter les changements le matin même.
Quand vérifier le matériel de présentation ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis un contrôle rapide 30 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment les ordinateurs, projecteurs, écrans, câbles HDMI, adaptateurs, multiprises et rallonges.

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