Que faut-il prévoir pour une excursion d’association étudiante ?

Une excursion étudiante demande plus qu’une réservation de transport et un itinéraire. Il faut prévoir les repas, les boissons, le matériel de groupe et les documents qui permettent aux accompagnateurs de gérer la journée sans improviser. Cette liste vous aide à préparer les achats et les fournitures pour les participants, les pauses et l’organisation sur place. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et ajoutez quelques unités de réserve pour les pertes ou les besoins imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Batteries externesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 4
Enceinte portable
Mégaphone
Rallongesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Pains de glaceqté 12
Lunch-boxqté 45

Papeterie

Dossiers d’excursionqté 45
Cartes d'itinéraireqté 45
Flyers du programmeqté 45
Blocs-notesqté 45
Sets de stylosqté 45
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 50
Marqueurs indélébilesqté 6

Organisation

Braceletsqté 50
Siffletsqté 4
Gilets pour les accompagnateursqté 6
Badges nominatifs pour les accompagnateursqté 6
Caisse d'argent liquide
Sacs pour le matérielqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 4
Chiffons de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses
- Pain complet - 6 pains
- Petits pains complets - 50 pièces
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Filet de dinde - 2 kilogrammes
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Beurre - 500 grammes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitue - 4 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Barres de muesli - 50 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Biscuits - 6 paquets
- Spa Blauw - 50 bouteilles
- Spa Rood - 20 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Lait - 4 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Citrons - 10 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Serviettes - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sachets à pain - 100 pièces
- Sacs-repas en papier - 50 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 6 pièces
- Gants en nitrile - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins une gourde ou bouteille par participant, puis ajoutez de l’eau pour les accompagnateurs. Pour une journée complète, comptez environ 1,5 à 2 litres de boisson par personne, davantage s’il fait chaud.
Préparez les paniers-repas la veille et utilisez une glacière avec suffisamment de pains de glace. Gardez les aliments sensibles au frais jusqu’au moment du repas et prévoyez quelques portions adaptées aux besoins alimentaires recueillis à l’inscription.
Préparez un dossier d’excursion par accompagnateur avec l’itinéraire, les horaires, la répartition des participants et les contacts d’urgence. Imprimez aussi quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer un document perdu.
Chargez les batteries externes et vérifiez les chargeurs au plus tard la veille. Pour un groupe nombreux, prévoyez au moins une batterie externe par accompagnateur et testez l’enceinte portable ainsi que le mégaphone avant le départ.
Regroupez les fournitures d’organisation dans une caisse facilement accessible : badges, étiquettes, marqueurs, bracelets, sifflets et caisse d’argent liquide. Préparez les badges avant l’arrivée du groupe afin d’éviter une file au point de rendez-vous.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une excursion étudiante ?: Pour une journée complète, comptez environ 1,5 à 2 litres par participant, en incluant l’eau et les autres boissons. Ajoutez une réserve de 10 % et augmentez les quantités par temps chaud ou pendant une activité physique.
Quand préparer les paniers-repas pour l’excursion ?: Préparez les éléments non périssables la veille et assemblez les repas le jour du départ. Placez les aliments frais dans les glacières avec les pains de glace juste avant de partir, idéalement moins de deux heures avant le repas.
Combien de dossiers d’excursion faut-il imprimer ?: Imprimez un dossier complet par accompagnateur, plus deux ou trois exemplaires de secours. Prévoyez également une carte d’itinéraire et un programme pour chaque participant si ces documents sont utilisés pendant la journée.
Que faut-il vérifier la veille d’une excursion étudiante ?: Vérifiez les réservations, les paiements, l’itinéraire, la météo, les besoins alimentaires et les coordonnées d’urgence. Chargez les batteries, préparez les étiquettes et mettez de côté le matériel au plus tard la veille au soir.

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