Checklist pour organiser une excursion étudiante

Une excursion d’association étudiante demande plus qu’un itinéraire et un moyen de transport. Il faut coordonner les réservations, les inscriptions, les paiements, les besoins alimentaires et l’encadrement du groupe. Cette checklist de 46 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions aux préparatifs du jour J. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour l’accueil, les repas, la communication et la sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible de l’excursion
2 personnes
Élaborer le programme et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le transport
Réserver le lieu de l'excursion
Réserver une visite guidée
Réserver le restaurant
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Confirmer les participants
Vérifier les paiements
Répartir les participants
2 personnes
Attribuer des accompagnateurs
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Envoyer les informations aux participants
Vérifier l'itinéraire et les horaires de trajet
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Préparer les dossiers d’excursion
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Préparer le point de départ
2 personnes

Événement

Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Informer les participants
2 personnes
Accompagner les groupes vers le transport
4 personnes
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
Encadrer les groupes
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir la visite guidée
2 personnes
Encadrer le dîner
4 personnes
Accompagner les participants jusqu’au point de départ
4 personnes
Vérifier la présence au départ
2 personnes
Accompagner le retour
4 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Décharger le matériel
2 personnes
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
Évacuer les déchets
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Partager les photos des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Batteries externesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 4
Enceinte portable
Mégaphone
Rallongesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Pains de glaceqté 12
Lunch-boxqté 45

Papeterie

Dossiers d’excursionqté 45
Cartes d'itinéraireqté 45
Flyers du programmeqté 45
Blocs-notesqté 45
Sets de stylosqté 45
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 50
Marqueurs indélébilesqté 6

Organisation

Braceletsqté 50
Siffletsqté 4
Gilets pour les accompagnateursqté 6
Badges nominatifs pour les accompagnateursqté 6
Caisse d'argent liquide
Sacs pour le matérielqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 4
Chiffons de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le programme, l’itinéraire et le public visé avant de réserver le transport ou le lieu de l’excursion. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux étapes pour absorber les retards du groupe.
Ouvrez les inscriptions dès que les réservations principales sont confirmées. Prévoyez une date limite de réponse et vérifiez ensuite séparément les coordonnées, les paiements, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le départ : heure et lieu de rendez-vous, étapes, horaires de trajet, repas prévus et personne à contacter en cas de problème.
Attribuez les accompagnateurs après la clôture des inscriptions, quand vous connaissez le nombre définitif de participants. Donnez-leur les listes, les contacts d’urgence, les badges ou gilets et un moyen de communication chargé.
La veille, contrôlez la météo et l’itinéraire, mettez les boissons au frais et préparez les paniers-repas, dossiers, étiquettes nominatives et batteries externes. Regroupez le matériel par usage pour éviter de chercher les chargeurs, glacières ou documents au départ.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une excursion étudiante ?: Ouvrez les inscriptions dès que le transport et les réservations essentielles sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’excursion. Fixez une date limite au moins 7 jours avant le départ afin de finaliser les groupes, les repas et l’encadrement.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour une excursion d’association étudiante ?: Prévoyez au minimum 1 accompagnateur pour 10 à 15 participants, puis adaptez selon l’âge du groupe, l’itinéraire et les activités prévues. Désignez les accompagnateurs après la clôture des inscriptions et remettez-leur les contacts d’urgence avant le départ.
Quand confirmer les participants et les paiements ?: Vérifiez les paiements et confirmez la liste définitive 7 jours avant l’excursion. Ce délai laisse le temps de répartir les participants, recueillir les besoins alimentaires manquants et ajuster les paniers-repas ou les réservations.
Que préparer la veille d’une excursion étudiante ?: La veille, vérifiez les prévisions météo et les horaires de trajet, mettez les boissons au frais et préparez les dossiers, badges, cartes d’itinéraire et paniers-repas. Chargez aussi les téléphones, batteries externes et moyens de communication au moins 12 heures avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.