Que faut-il prévoir pour une excursion à vélo ?

Une excursion à vélo demande plus qu’un itinéraire et quelques vélos. Il faut prévoir le ravitaillement, l’accueil au départ et à l’arrivée, ainsi que de quoi gérer une crevaison ou un petit incident. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter pour les participants, les accompagnateurs et les bénévoles. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, à la distance et à la durée de la sortie.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tabourets de barqté 4
Râteliers à vélosqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Gobelets à café réutilisablesqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation mobile
Talkies-walkiesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Rallongesqté 3

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Chaînes de véloqté 2
Lubrifiant pour chaîneqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12
Casques pour les accompagnateursqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Couvertures de survie pour vélosqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannière départ-arrivée
Drapeauxqté 12
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Flèches de directionqté 80
Panneaux en ardoiseqté 4

Catering

Courses
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Boissons isotoniques - 60 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Oranges - 6 kilogrammes
- Barres de céréales - 80 pièces
- Petits pains aux raisins - 80 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 4 pains
- Petits pains complets - 60 pièces
- Fromage à pâte mi-affinée - 2 kilogram
- Filet de dinde - 1 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Beurre - 500 grammes
- Confiture - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Mélange de snacks salés - 3 kilogrammes
- Biscuits - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Barres de muesli sans gluten - 20 pièces
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Gants en nitrile - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins 2 gobelets réutilisables par participant si une boisson est servie au départ et à l’arrivée, ou organisez un point de lavage entre les deux.
Pour le ravitaillement, comptez 1 à 2 portions de fruit ou d’en-cas par personne et gardez une réserve de 10 % pour les inscriptions tardives et les portions supplémentaires.
Préparez au moins 1 pompe, 2 chambres à air de rechange et 1 démonte-pneu par groupe d’accompagnement. Pour une sortie importante, répartissez ce matériel dans plusieurs véhicules plutôt que dans un seul.
Placez les trousses de premiers secours et les couvertures de survie dans des sacs facilement reconnaissables. Les accompagnateurs doivent savoir où elles se trouvent avant le départ, pas seulement le jour de l’excursion.
Réservez les tentes, tables, chaises et porte-vélos au moins 2 semaines à l’avance. Ces éléments sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires pour l’inscription, l’accueil et le stationnement des vélos.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une excursion à vélo ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour les trois premières heures, davantage par temps chaud. Ajoutez environ 10 % de réserve et prévoyez des glacières ou des distributeurs pour garder les boissons accessibles.
Quel matériel de réparation faut-il emporter pour une sortie à vélo ?: Prévoyez au minimum une pompe, des chambres à air de rechange, des démonte-pneus et un outil multifonction par équipe d’accompagnement. Ajoutez du lubrifiant et des chaînes de vélo si la sortie est longue ou éloignée d’un atelier.
Combien de temps avant faut-il préparer les packs participants ?: Préparez-les 1 à 2 jours avant l’excursion, après avoir finalisé la liste des participants. Gardez quelques packs vierges pour les changements de dernière minute et les inscriptions sur place.
Que faut-il prévoir pour le départ et l’arrivée d’une excursion ?: Prévoyez des tables, des chaises, un comptoir d’inscription, des porte-vélos et, si nécessaire, une tente de réception. Installez la zone au moins 1 heure avant l’arrivée des premiers participants pour vérifier les cartes, les dossards et le matériel de sonorisation.

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