La liste de courses pour votre entrée musicale

Une entrée musicale demande plus que des boissons et quelques tables. Il faut pouvoir accueillir les participants au départ, servir du café et des encas, garder les boissons au frais et guider le cortège jusqu’à l’arrivée. Prévoyez aussi le matériel qui disparaît facilement au dernier moment : rallonges, multiprises, gilets de sécurité, lampes et moyens de communication. Cette liste vous aide à vérifier les achats et les réservations avant l’installation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Portantsqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Tentures de scèneqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Gilets de sécuritéqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Papeterie

Panneaux de directionqté 12
Cartes d'itinéraireqté 100
Badges des participantsqté 100
Braceletsqté 100
Marqueurs indélébilesqté 8
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de rangementqté 12
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Sachets de thé - 200 pièces
- Bâtonnets de sucre - 200 pièces
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 3 filets
- Glaçons - 20 sacs
- Baguettes - 20 pièces
- Mini pains - 120 pièces
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 3 kilogram
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 8 pièces
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Garniture végétalienne - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Pour l’accueil, prévoyez une table d’inscription, des chaises et des portants, puis gardez les bracelets et la liste imprimée au même endroit. Installez ce poste au moins 60 minutes avant l’arrivée des premiers participants.
Comptez deux à trois verres par personne pour la première heure, puis ajoutez une marge de 10 %. Utilisez des glacières et des pichets de service afin de limiter les allers-retours pendant le défilé.
Pour le café et le thé, prévoyez au minimum une tasse par personne attendue sur chaque service, plus 10 % de réserve. Vérifiez que les thermos, machines à café, rallonges et multiprises sont compatibles avec le lieu.
Ne commandez pas la signalisation la veille : prévoyez les cônes, barrières, gilets et panneaux de direction au moins 48 heures avant. Ajoutez des talkies-walkies et un mégaphone si les équipes sont réparties entre le départ, le parcours et l’arrivée.
Pour une installation en extérieur, prenez des poids pour les ballons, des lampes à piles et des lampes de poche, même si l’événement se termine avant la nuit. Testez toutes les guirlandes LED et les stations de recharge le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une entrée musicale ?: Prévoyez deux à trois verres réutilisables par personne pour la première heure, avec 10 % supplémentaires. Cette marge couvre les pertes et les gobelets encore utilisés au moment du rangement.
Quand acheter les boissons et les encas ?: Faites les achats au plus tard 48 heures avant l’entrée musicale. Refroidissez les boissons la veille et préparez les encas le jour même, quelques heures avant l’accueil.
Quel matériel faut-il pour servir le café ?: Prévoyez une machine à café, des thermos, des tasses, du sucre, des cuillères et au moins une rallonge par zone de service. Testez l’installation électrique 24 heures avant pour éviter de découvrir un manque le matin de l’événement.
Combien de temps avant installer les tables et la signalisation ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Placez les tables d’inscription et de service en premier, puis vérifiez les cônes, barrières et panneaux sur l’ensemble du parcours.

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