Que faut-il prévoir pour une danse ouverte ?

Pour une danse ouverte, prévois à la fois le matériel de la piste, l’équipement audio et tout ce qui facilite l’accueil. Les tapis de danse, les rallonges, les multiprises et les câbles audio sont souvent oubliés jusqu’au jour J. Ajoute de l’eau, des gobelets réutilisables et un espace café accessible pendant les pauses. La liste ci-dessous couvre aussi le mobilier, l’éclairage, le rangement des vêtements et le service des collations.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Portants de logeqté 4
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Microphoneqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles audioqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Matériel de sport

Tapis de danseqté 20
Serviettesqté 40
Caisses d’eauqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Inscription

Table d'inscription
Supports de badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Papier d’impression

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 6
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Ice tea - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 2 boîtes
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 2 paquets
- Miel - 1 pot
- Citrons - 8 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Cannelle - 1 pot
- Miniwraps - 100 pièces
- Houmous - 6 pots
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage aux herbes - 3 pots
- Blanc de poulet fumé - 2 emballages
- Tranches de fromage - 3 paquets
- Concombres - 6 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Roquette - 4 sachets
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Salsa - 4 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Spray nettoyant - 2 bouteilles
- Chiffons en microfibre - 10 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévois au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée, puis teste chaque câble audio avant l’arrivée des participants. Garde aussi la musique disponible hors ligne sur l’ordinateur portable.
Compte environ 0,5 litre d’eau par participant pour une séance de deux à trois heures. Place les caisses d’eau et les gobelets réutilisables près de la piste, sans gêner les déplacements.
Pour le vestiaire, prévois un portant et environ un cintre par personne attendue, avec une marge de 10 %. Les vêtements s’accumulent rapidement lorsque plusieurs cours se succèdent.
Installe les tables et les chaises au moins 60 minutes avant l’ouverture afin de garder la piste dégagée. Réserve les plateaux de service et les saladiers pour l’accueil ou les pauses, plutôt que pour la zone de danse.
Prépare le café 20 à 30 minutes avant la première pause : une machine à café ou une bouilloire, des thermos et suffisamment de tasses. Vérifie aussi que les assiettes, fourchettes, couteaux et cuillères correspondent au nombre d’inscrits.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser une danse ouverte ?: Prévois du matériel pour la piste, le son et l’éclairage, ainsi que des tables, des chaises, un vestiaire et de la vaisselle. Pour les consommables, compte au minimum 0,5 litre d’eau et un gobelet par participant.
Combien d’eau prévoir pour une danse ouverte ?: Compte environ 0,5 litre par personne pour une session de deux à trois heures, davantage s’il fait chaud ou si les cours sont physiques. Ajoute une marge de 10 à 20 % pour les bénévoles et les imprévus.
Quand tester le matériel audio ?: Raccorde la table de mixage, l’ordinateur, le microphone et les enceintes au moins 60 minutes avant l’ouverture. Teste chaque source musicale, le volume du microphone et les rallonges avant l’arrivée du public.
Combien de cintres faut-il prévoir pour le vestiaire ?: Prévois un cintre par participant attendu, plus 10 % de marge. Pour 50 personnes, cela représente 55 cintres et un ou plusieurs portants de loge suffisamment accessibles.

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