Que faut-il prévoir pour une conférence sur la santé ?

Pour une conférence sur la santé, les achats ne se limitent pas au café et aux collations. Il faut aussi prévoir l’accueil, les supports imprimés et tout le matériel nécessaire à la présentation. Cette liste rassemble les éléments à acheter ou à apporter pour installer la salle, organiser le buffet et éviter les oublis de dernière minute. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais certains équipements doivent être prévus en double ou testés plusieurs jours avant.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Portant à vêtements
Table de prise de parole

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Thermos à caféqté 4
Carafes d’eauqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Ensemble de haut-parleurs
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Plantesqté 4
Panneau de bienvenue

Communication

Badges nominatifsqté 60
Cartes du programmeqté 60
Panneaux indicateursqté 6
Sets de stylosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Pain complet - 8 pains
- Wraps complets - 50 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Tartinade au fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Filet de dinde - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Avocats - 12 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Noix non salées - 2 kilo
- Biscuits à l’avoine - 100 pièces
- Galettes de riz - 6 paquets
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Mayonnaise - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gants en nitrile - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins un gobelet ou un verre par personne, puis ajoutez 10 % de réserve pour les oublis, les chutes et les changements de dernière minute.
Pour une matinée, comptez généralement 2 à 3 boissons par participant : eau, café ou autre boisson chaude. Réfrigérez les boissons avant l’ouverture et gardez plusieurs carafes d’eau accessibles.
Préparez les badges, les cartes du programme et les panneaux indicateurs au moins 48 heures avant l’événement. Il vous restera ainsi du temps pour corriger un nom ou imprimer quelques exemplaires supplémentaires.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro et les haut-parleurs au plus tard la veille. Gardez aussi une rallonge et une multiprise de rechange à proximité.
Pour le buffet, prévoyez les plateaux, assiettes, couverts, thermos et carafes avant de faire les courses alimentaires. Les planches à découper et les couteaux doivent être propres et disponibles avant la préparation des fruits et des en-cas.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une conférence de 50 personnes ?: Prévoyez au minimum 50 verres ou gobelets réutilisables, plus 5 à 10 unités de réserve. Si plusieurs pauses sont prévues sans lavage entre-temps, comptez plutôt 2 par personne.
Quand acheter les boissons et les aliments pour une conférence santé ?: Achetez les produits secs, les boissons et les serviettes 2 à 3 jours avant. Préparez les fruits frais et les en-cas le jour même ou la veille au soir, selon leur conservation.
Quel matériel faut-il pour une présentation lors d’une conférence ?: Prévoyez un ordinateur, un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI, un cliqueur, un micro et un ensemble de haut-parleurs. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’accueil du public.
Combien de programmes et de badges imprimer ?: Imprimez un programme et un badge par participant confirmé, puis ajoutez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 50 inscrits, prévoyez donc 55 programmes et 55 badges.

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