Que faut-il prévoir pour une conférence des partenaires ?

Une conférence des partenaires demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil, les présentations, les repas, les boissons et toute la vaisselle nécessaire au fil de la journée. Cette liste rassemble le mobilier, l’équipement technique et le matériel de cuisine à acheter ou à réserver. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, avec une marge de 10 % pour les verres, les tasses et les rallonges.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Point d’accès Wi-Fi

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 75
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 75
Cuillères à caféqté 75
Couvertsqté 75

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs alimentairesqté 12

Décoration

Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 70
Supports de badges nominatifsqté 70
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70
Brochures du programmeqté 70
Compositions florales de tableqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Autocollants flèchesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 150 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Bâtonnets de sucre - 150 pièces
- Édulcorants - 100 pièces
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rood - 3 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Bière pils - 5 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini-quiches - 120 pièces
- Wraps aux légumes - 80 pièces
- Wraps au poulet - 80 pièces
- Petits pains garnis - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Salade verte variée - 5 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Olives - 2 kilos
- Feta - 1,5 kilo
- Balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sauce miel-moutarde - 2 bouteilles
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Légumes grillés - 5 kilos
- Brochettes de poulet - 120 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Riz - 5 kilos
- Corbeilles à pain - 8 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre aux herbes - 1,5 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix mélangées - 3 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Brownies - 80 pièces
- Mini tartelettes aux pommes - 80 pièces
- Chocolat - 2 kilo
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Repas chaud vegan - 8 portions
- Repas chaud végétarien - 15 portions
- Autocollants pour allergènes - 1 paquet
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Prévoyez une chaise par participant confirmé, plus 5 à 10 % de marge pour les intervenants, les accompagnants et les changements de dernière minute.
Pour l’accueil, installez une table d’inscription suffisamment longue pour les badges nominatifs et les programmes. Une personne peut généralement enregistrer 20 à 30 participants en 15 minutes si les documents sont préparés par ordre alphabétique.
Comptez deux à trois verres à eau par personne pour une demi-journée, puis ajoutez les verres à vin uniquement si le programme comprend un repas ou une dégustation. Prévoyez aussi environ 10 % de verres supplémentaires.
Pour chaque présentation, gardez un ordinateur portable de secours, au moins deux câbles HDMI et un cliqueur. Testez le projecteur, les microphones et les haut-parleurs au minimum 60 minutes avant l’arrivée des participants.
Ne commandez pas les repas adaptés au dernier moment : relevez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions et confirmez les quantités au traiteur au moins 3 jours avant la conférence.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une conférence des partenaires ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez une marge de 5 à 10 %. Pour 80 personnes, cela représente environ 84 à 88 chaises, sans compter les places supplémentaires nécessaires sur scène.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une conférence d’une journée ?: Comptez au minimum deux assiettes par personne si un dessert est servi, ainsi que deux à trois verres à eau et deux tasses à café par personne. Ajoutez 10 % de marge pour éviter de manquer de vaisselle pendant le service.
Quand faut-il réserver le matériel technique ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 2 semaines avant la conférence. Faites un test complet 60 minutes avant l’accueil, avec les présentations finales et tous les câbles branchés.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?: Confirmez le nombre de repas et les besoins alimentaires au moins 3 jours avant l’événement. Gardez ensuite une marge de 5 à 10 % pour les participants ajoutés après la clôture des inscriptions.

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