Was du für eine Partnerkonferenz brauchst

Für eine Partnerkonferenz brauchst du mehr als Stühle, Beamer und Catering. Registrierung, Vorträge, Kaffeepausen und Buffet stellen jeweils eigene Anforderungen an Ausstattung und Verbrauchsmaterial. Plane Geschirr und Getränke nach der Teilnehmerzahl und halte Technik doppelt abgesichert bereit. Die vollständige Liste auf dieser Seite hilft dir, Einkäufe, Leihmaterial und Aufbau rechtzeitig zu koordinieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KonferenztischeAnz. 10
StühleAnz. 70
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 6

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
Präsentationsklicker
WiFi-Hotspot

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 75
WassergläserAnz. 90
WeingläserAnz. 75
KaffeelöffelAnz. 75
BestecksetsAnz. 75

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
LebensmittelboxenAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 70
NamensschildhalterAnz. 70
StifteAnz. 80
NotizblöckeAnz. 70
ProgrammhefteAnz. 70
TischblumenarrangementsAnz. 10
WegweiserAnz. 8
PfeilaufkleberAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllbeutelhalterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Teebeutel - 150 Stück
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zuckersticks - 150 Stück
- Süßstoff - 100 Stück
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Spa Blauw - 8 Kisten
- Spa Rood - 3 Kisten
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Tonic - 2 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Pilsener Bier - 5 Kisten
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Miniquiches - 120 Stück
- Gemüse-Wraps - 80 Stück
- Wraps mit Hähnchen - 80 Stück
- Belegte Minisandwiches - 120 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Weiße Brötchen - 80 Stück
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Tomaten - 3 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Gemischter grüner Salat - 5 Kilo
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Feta - 1,5 kilo
- Balsamico - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Liter
- Honig-Senf-Dressing - 2 Flaschen
- Nudelsalat - 8 kilo
- Kartoffelsalat - 6 Kilo
- Gegrilltes Gemüse - 5 Kilo
- Hähnchenspieße - 120 Stück
- Falafelbällchen - 100 Stück
- Reis - 5 Kilo
- Brotkörbchen - 8 Stück
- Baguettes - 12 Stück
- Kräuterbutter - 1,5 Kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Gemischte Nüsse - 3 kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Brownies - 80 Stück
- Mini-Apfeltörtchen - 80 Stück
- Schokolade - 2 Kilo
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Vegane belegte Brötchen - 20 Stück
- Vegane warme Mahlzeit - 8 Portionen
- Vegetarische warme Mahlzeit - 15 Portionen
- Allergenaufkleber - 1 Packung
- Cocktailspieße - 2 Schachteln
- Servietten - 500 Stück
- Papierstrohhalme - 200 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 50 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 8 Packungen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person ein Besteckset, einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Kaffeetasse und ein Wasserglas ein. Bei häufigem Nachfassen beim Buffet sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll.
Für den Vortrag gehören nicht nur Beamer und Leinwand auf die Einkaufsliste, sondern auch Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Mikrofone, Lautsprecher und ein Mischpult. Teste jede Präsentation spätestens am Vortag.
Rechne bei einer Kaffeepause mit einer Kaffeetasse und einem Kaffeelöffel pro Person. Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen sollten vor Beginn der Pause vollständig einsatzbereit sein.
Plane für Registrierungstisch und Buffet eigene Stellflächen ein. Namensschilder, Programme, Servierschalen und Servierlöffel werden oft erst beim Aufbau vermisst und sollten mindestens 60 Minuten vor Einlass bereitliegen.
Prüfe Verlängerungskabel, Stromanschlüsse und WLAN nicht erst am Veranstaltungstag. Nimm für Präsentationen zusätzlich einen WiFi-Hotspot und ein zweites HDMI-Kabel als Ausweichlösung mit.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für eine Partnerkonferenz?: Plane pro Teilnehmer mindestens ein Besteckset, einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Kaffeetasse und ein Wasserglas ein. Bei einem Buffet oder mehreren Pausen solltest du 10 bis 15 Prozent Reserve einrechnen.
Welche Technik brauche ich für die Vorträge?: Für einen vollständigen Vortrag gehören Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker dazu. Ergänze je nach Raum Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und Mischpult und teste alles spätestens am Vortag.
Wie viele Kaffeetassen und Thermoskannen brauche ich?: Rechne mit mindestens einer Kaffeetasse und einem Kaffeelöffel pro Person und halte 10 Prozent Reserve bereit. Die benötigte Zahl der Thermoskannen hängt vom Service ab; stelle sie spätestens 30 Minuten vor der Kaffeepause bereit.
Wann sollte ich Catering und Diätmahlzeiten bestätigen?: Bestätige die Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Diätmahlzeiten spätestens 3 bis 5 Werktage vor der Konferenz. Kontrolliere die Sonderportionen zusätzlich beim Eintreffen des Caterings.

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