Organiser une assemblée générale sans rien laisser au hasard

Une assemblée générale se prépare d’abord sur le fond, puis sur la logistique. Commencez par confirmer la date et le lieu, construire l’ordre du jour et réunir les rapports ainsi que le procès-verbal précédent. Ensuite, envoyez les convocations, suivez les inscriptions et fixez le nombre définitif avant de réserver le catering. Les oublis les plus fréquents concernent les règles de vote, les documents imprimés et les tests du projecteur et du micro.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir l’agenda
2 personnes
3
Rassembler les rapports annuels
2 personnes
4
Rassembler le procès-verbal de la réunion précédente
5
Vérifier les comptes annuels
2 personnes
6
Faire approuver les textes
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer un rappel
12
Déterminer le nombre définitif
13
Réserver le catering
14
Réserver le lieu
15
Prévoir le projecteur et l'écran
16
Gérer le matériel audio
17
Préparer la procédure de vote
2 personnes
18
Concevoir les bulletins de vote
19
Faire la liste des présences
20
Préparer la présentation
2 personnes
21
Informer les intervenants
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Récupérer le catering
2 personnes
25
Imprimer les documents
2 personnes
26
Préparer les badges nominatifs
27
Tester la présentation
2 personnes
28
Récupérer les clés du lieu
29
Ouvrir la salle
2 personnes
30
Vérifier l’espace
2 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Préparer les documents de réunion
2 personnes
35
Préparer les badges nominatifs
36
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Préparer la présentation
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
42
Aménager le bureau de vote

Événement

43
Tenir la table d’inscription
2 personnes
44
Accueillir les membres
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Ouvrir la réunion
47
Enregistrer la présence
48
Examiner le compte rendu de la réunion précédente
2 personnes
49
Présenter le rapport annuel
2 personnes
50
Présenter le rapport financier
2 personnes
51
Enregistrer les questions de la salle
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir les en-cas de pause
2 personnes
54
Présenter les candidats
55
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
56
Encadrer le vote
3 personnes
57
Compter les votes
3 personnes
58
Consigner les décisions
59
Animer le tour de table
60
Clôturer la réunion
61
Servir les amuse-bouches
2 personnes
62
Réapprovisionner les verres et les gobelets
63
Ramasser les déchets entre-temps

Suivi

64
Ranger la liste des présences en lieu sûr
65
Ranger les bulletins de vote en lieu sûr
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Nettoyer l’espace
3 personnes
71
Vérifier les toilettes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Rédiger le procès-verbal
75
Envoyer les décisions aux membres
76
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Table de prise de parole
Bureau de vote
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Micro sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleurqté 2
Batterie externeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 80
Cuillères à caféqté 70
Cuillères à caféqté 40
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Louchesqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 5

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 70
Cartes de numéros de tableqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneaux directionnelsqté 6
Panneau d’information

Catering

Caféqté 3
Boîte à théqté 2
Sucriersqté 3
Pichets à laitqté 4
Courses

Matériel de vote

Bulletins de voteqté 100
Urnes de voteqté 2
Cabine de vote
Crayonsqté 80
Stylosqté 30

Documentation

Agendasqté 80
Rapports annuelsqté 80
Compte renduqté 80
Comptes annuelsqté 80
Listes de décisionsqté 80
Listes de présenceqté 4
Étiquettes nominativesqté 100
Blocs-notesqté 70
Presse-papiersqté 4
Classeursqté 6
Enveloppesqté 100
Brochures d’informationqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 2
Lampes à pileqté 6

Autre

Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 3
Marqueursqté 6
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Serre-câbles
Trousse de premiers secours

Conseils

Préparez l’ordre du jour et les documents de référence avant l’envoi des invitations. Prévoyez une version finale des rapports annuels, des comptes et du procès-verbal précédent au moins 7 jours avant la réunion.
Fermez les inscriptions à une date précise, idéalement 5 à 7 jours avant l’assemblée. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer le nombre de repas au traiteur.
Écrivez la procédure de vote avant le jour J : qui peut voter, comment les bulletins sont distribués et qui dépouille les résultats. Imprimez quelques bulletins supplémentaires et préparez une liste des présences à l’accueil.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et le câble HDMI avant l’arrivée des participants. Faites aussi un essai du micro sans fil et gardez une rallonge, une multiprise et une batterie externe à portée de main.
Organisez la salle en plusieurs zones : accueil, tables de réunion, prise de parole, vote et buffet. Installez le café et l’eau avant l’ouverture, avec des tasses, verres, carafes et thermos déjà disponibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les convocations pour une assemblée générale ?: Envoyez-les au moins 15 jours avant la date prévue, ou plus tôt si vos statuts imposent un délai supérieur. Ajoutez dès le départ l’ordre du jour et indiquez clairement la date limite d’inscription.
Combien de temps avant confirmer le traiteur pour une assemblée générale ?: Confirmez le nombre définitif 5 à 7 jours avant l’événement. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le total corrigé au traiteur après la clôture.
Que faut-il préparer pour les votes d’une assemblée générale ?: Préparez la procédure, les bulletins, une liste des présences et une personne chargée du dépouillement au moins 3 jours avant. Imprimez 10 % de bulletins supplémentaires pour couvrir les erreurs ou les remplacements.
Combien de temps prévoir pour installer une assemblée générale ?: Prévoyez au moins 2 heures sur place pour disposer les tables et les chaises, installer l’accueil et le bureau de vote, puis tester la projection et le son. Gardez 30 minutes supplémentaires comme marge avant l’arrivée du public.

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