Checklist pour organiser une assemblée générale

Une assemblée générale réussie repose surtout sur un calendrier précis et des documents prêts à temps. Commence par confirmer la date et le lieu, puis prépare l’ordre du jour, les rapports annuels et le procès-verbal précédent. Les convocations, les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être suivis séparément. La dernière semaine sert à verrouiller le nombre de participants, le traiteur, les votes et le matériel de présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir l’agenda
2 personnes
Rassembler les rapports annuels
2 personnes
Rassembler le procès-verbal de la réunion précédente
Vérifier les comptes annuels
2 personnes
Faire approuver les textes
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Déterminer le nombre définitif
Réserver le catering
Réserver le lieu
Prévoir le projecteur et l'écran
Gérer le matériel audio
Préparer la procédure de vote
2 personnes
Concevoir les bulletins de vote
Faire la liste des présences
Préparer la présentation
2 personnes
Informer les intervenants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le catering
2 personnes
Imprimer les documents
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Tester la présentation
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les documents de réunion
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer la présentation
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Aménager le bureau de vote

Événement

Tenir la table d’inscription
2 personnes
Accueillir les membres
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la réunion
Enregistrer la présence
Examiner le compte rendu de la réunion précédente
2 personnes
Présenter le rapport annuel
2 personnes
Présenter le rapport financier
2 personnes
Enregistrer les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Présenter les candidats
Distribuer les bulletins de vote
2 personnes
Encadrer le vote
3 personnes
Compter les votes
3 personnes
Consigner les décisions
Animer le tour de table
Clôturer la réunion
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les verres et les gobelets
Ramasser les déchets entre-temps

Suivi

Ranger la liste des présences en lieu sûr
Ranger les bulletins de vote en lieu sûr
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rédiger le procès-verbal
Envoyer les décisions aux membres
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Table de prise de parole
Bureau de vote
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Micro sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleurqté 2
Batterie externeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 80
Cuillères à caféqté 70
Cuillères à caféqté 40
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Louchesqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 5

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 70
Cartes de numéros de tableqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneaux directionnelsqté 6
Panneau d’information

Catering

Caféqté 3
Boîte à théqté 2
Sucriersqté 3
Pichets à laitqté 4
Courses

Matériel de vote

Bulletins de voteqté 100
Urnes de voteqté 2
Cabine de vote
Crayonsqté 80
Stylosqté 30

Documentation

Agendasqté 80
Rapports annuelsqté 80
Compte renduqté 80
Comptes annuelsqté 80
Listes de décisionsqté 80
Listes de présenceqté 4
Étiquettes nominativesqté 100
Blocs-notesqté 70
Presse-papiersqté 4
Classeursqté 6
Enveloppesqté 100
Brochures d’informationqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 2
Lampes à pileqté 6

Autre

Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 3
Marqueursqté 6
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Serre-câbles
Trousse de premiers secours

Conseils

Prépare les documents de séance au moins 10 à 14 jours avant l’assemblée : ordre du jour, rapports annuels, comptes et procès-verbal précédent. Fais approuver les textes avant l’envoi des convocations.
Ouvre les inscriptions dès l’envoi des invitations et fixe une date limite claire. Relance les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant la réunion, puis arrête le nombre définitif.
Réserve le traiteur après cette confirmation finale, en vérifiant séparément les besoins alimentaires. Prévois aussi les tasses, verres, assiettes, couverts, carafes et thermos nécessaires au nombre de participants.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et les haut-parleurs au moins 24 heures avant. Une rallonge, une multiprise et une batterie externe évitent les problèmes de branchement le jour même.
Prépare la procédure de vote et les bulletins avant l’accueil des participants. Installe une table d’inscription, une liste de présences et un bureau de vote distincts pour éviter les files d’attente au début de la séance.

Questions fréquentes

Quand envoyer les convocations pour une assemblée générale ?: Envoie les convocations dès que la date, le lieu et l’ordre du jour sont confirmés. Prévois idéalement un délai de 10 à 14 jours avant la réunion, puis un rappel 5 à 7 jours avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une assemblée générale ?: Compte au minimum 3 semaines pour réunir les rapports, vérifier les comptes, préparer les textes et réserver le lieu. Commence plus tôt si les convocations doivent respecter un délai statutaire particulier.
Quand fixer le nombre définitif de participants ?: Fixe le nombre définitif environ 5 jours avant l’assemblée, après la date limite d’inscription et le rappel. Transmets alors au traiteur le total ainsi que les besoins alimentaires recensés.
Que faut-il tester avant une assemblée générale ?: Teste au moins 24 heures avant le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et les haut-parleurs. Vérifie aussi les rallonges et multiprises, puis prépare une solution de secours pour la présentation et le vote.

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