Que faut-il prévoir pour un voyage d’étude ?

Un voyage d’étude demande davantage qu’un moyen de transport et un programme. Il faut préparer le matériel de travail, identifier rapidement les participants et prévoir de quoi gérer les repas, les déplacements et les imprévus. Cette liste rassemble les achats et équipements utiles pour une journée structurée, avec plusieurs groupes et accompagnateurs. Vérifiez les quantités à partir du nombre de participants, puis préparez les éléments imprimés et chargés au plus tard la veille.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 10
Téléphones portablesqté 4
Enceinte Bluetooth
Mégaphone
Appareil photo

Matériel d’étude

Presse-papiersqté 35
Blocs-notesqté 35
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Dossiers de travailqté 35
Cartes de présentationqté 10

Inscription

Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Listes de présenceqté 6
Autocollants de groupe de couleursqté 40

Éclairage

Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 6
Parapluiesqté 6

Transport

Étiquettes de bagagesqté 40
Bagagesqté 6
Diable pliable

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons microfibresqté 8
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 40 pièces
- Petits pains complets - 20 pièces
- Wraps - 40 pièces
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Fromage affiné - 1 kilogramme
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage frais - 500 grammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Beurre - 500 grammes
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 3 kilogrammes
- Clémentines - 40 pièces
- Barres de céréales - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 40 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilogramme
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Spa Reine - 40 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Glaçons - 8 kilogrammes
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs à pain - 2 boîtes
- Sachets à sandwich - 100 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Spray nettoyant - 2 bouteilles

Conseils

Prévoyez un bloc-notes, un stylo et un dossier de travail par participant, puis ajoutez environ 10 % d’exemplaires de rechange. Les presse-papiers sont particulièrement utiles lorsque les participants travaillent debout ou pendant un déplacement.
Préparez un badge nominatif et un porte-badge pour chaque participant et accompagnateur. Ajoutez les autocollants de couleur avant le départ afin que la répartition en groupes soit visible dès l’embarquement.
Chargez les téléphones et les batteries externes la veille, et emportez un câble compatible par type d’appareil utilisé. Comptez au moins une batterie externe pour deux à trois téléphones si la journée dure plus de six heures.
Pour les repas et les boissons, dimensionnez les gobelets, assiettes et couverts sur le nombre de personnes confirmé, avec 10 % de réserve. Utilisez les glacières pour les aliments à conserver au frais et les thermos pour les boissons chaudes ou l’eau.
Placez la trousse de premiers secours, les numéros d’urgence imprimés et les listes de groupe dans un sac facilement accessible. Si une partie du trajet se fait dans une zone peu éclairée, prévoyez une lampe de poche par accompagnateur et un gilet réfléchissant pour chaque personne concernée.

Questions fréquentes

Que faut-il emporter pour un voyage d’étude d’une journée ?: Prévoyez le matériel de travail, les badges, les listes de présence, les coordonnées d’urgence, les téléphones chargés et les câbles. Pour les repas, comptez la vaisselle et les boissons pour chaque participant confirmé, plus environ 10 % de réserve.
Combien de stylos faut-il prévoir par participant ?: Prévoyez un stylo à bille par participant et ajoutez 10 à 15 % de stylos supplémentaires. Pour un groupe de 30 personnes, cela représente environ 33 à 35 stylos.
Quand préparer le matériel d’un voyage d’étude ?: Rassemblez le matériel au moins 24 heures avant le départ. Imprimez les feuilles de travail, les listes de groupe et les numéros d’urgence après la dernière confirmation, idéalement la veille au soir.
Combien de badges faut-il pour un voyage d’étude ?: Préparez un badge pour chaque participant, accompagnateur et intervenant attendu, puis ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 40 personnes, prévoyez donc environ 42 à 44 badges.

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