Que faut-il prévoir pour organiser un trail ?

Pour un trail, les achats ne se limitent pas aux dossards et aux médailles. Il faut aussi baliser tout le parcours, équiper les postes, sécuriser les traversées et prévoir un accueil fonctionnel au départ comme à l’arrivée. Cette liste couvre le matériel sportif, le mobilier, l’éclairage et les équipements nécessaires aux bénévoles. Les quantités dépendent du nombre de participants, de la longueur du parcours et du nombre de postes de ravitaillement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 600
Médailles de finisherqté 250
Flèches de directionqté 120
Rouleaux de ruban de marquageqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Panneaux de directionqté 20
Roue de mesure
Boussoleqté 3
Sacs à dos pour les postesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 30
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Parapluiesqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Bancs de rechargeqté 6
Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Carafesqté 12
Thermosqté 6
Plateauxqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bidons d'eau potableqté 12
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 4
Caisses de transportqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Gantsqté 20

Catering

Courses
- Eau minérale plate - 240 liter
- Eau minérale gazeuse - 48 litres
- Boisson sportive citron - 60 litres
- Boisson isotonique orange - 60 litres
- Cola - 24 litres
- Cola Zero - 24 litres
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Grains de café - 4 kilo
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 500 pièces
- Bananes - 250 pièces
- Pommes - 200 pièces
- Oranges - 150 pièces
- Raisins - 20 kilos
- Dattes - 10 kilo
- Raisins secs - 8 kilos
- Barres de céréales - 300 pièces
- Barres énergétiques - 300 pièces
- Gelées - 250 pièces
- Biscuits salés - 12 paquets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Pretzels - 6 kilos
- Petits pains aux raisins - 150 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Houmous - 8 barquettes
- Beurre de cacahuète - 6 pots
- Confiture - 6 pots
- Fromage - 6 kilos
- Concombre - 20 pièces
- Tomates cerises - 10 kilos
- Soupe de légumes - 30 litres
- Bouillon - 20 liter
- Wraps végétariens - 250 pièces
- Garniture de filet de poulet - 4 kilos
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sel - 2 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Jus de citron - 2 litres
- Cannelle - 250 grammes
- Papier essuie-tout - 24 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 150 pièces
- Savon pour les mains - 12 flacons
- Désinfectant pour les mains - 12 flacons
- Gants en nitrile - 400 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Éponges - 12 pièces
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Gobelets à café - 500 pièces
- Barquettes en carton - 500 pièces
- Biscuits diététiques - 100 pièces
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Barres véganes - 100 pièces

Conseils

Prévoyez un dossard et au moins quatre épingles de sûreté par participant inscrit, avec une petite réserve pour les pertes et les inscriptions tardives.
Pour chaque poste, préparez un sac à dos distinct avec le matériel prévu, un téléphone ou un talkie-walkie, de l’éclairage et les éléments de signalisation nécessaires.
Comptez plusieurs flèches et panneaux par bifurcation : une indication avant le changement de direction, une au niveau du virage et une confirmation après le passage.
Ajoutez une marge d’environ 10 % pour le ruban de marquage, les gobelets réutilisables et les sacs-poubelle : le terrain et la météo peuvent augmenter les besoins.
Testez les rallonges, multiprises, imprimantes, ordinateurs et bancs de recharge au moins la veille. Sur un départ en zone isolée, vérifiez aussi que chaque poste dispose d’une solution d’éclairage autonome.

Questions fréquentes

Combien de dossards faut-il commander pour un trail ?: Commandez un dossard par participant inscrit, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 200 coureurs, prévoyez donc environ 220 dossards et au moins 800 épingles de sûreté.
Combien de gobelets prévoir pour un trail ?: Prévoyez au minimum deux gobelets réutilisables par participant et par point de ravitaillement si le lavage ou la rotation est possible. Pour 150 coureurs et trois postes, cela représente 900 passages de gobelet à organiser.
Quand installer le balisage d’un trail ?: Installez le balisage principal la veille ou le matin de l’épreuve, selon les autorisations et la fréquentation du parcours. Faites une reconnaissance complète dans les 24 heures précédant le départ pour remplacer les rubans ou panneaux déplacés.
Combien de talkies-walkies faut-il pour organiser un trail ?: Prévoyez au moins un talkie-walkie pour le responsable de course, un pour les secours et un par poste stratégique ou isolé. Pour six postes, comptez généralement huit à dix appareils afin de garder deux unités de secours.

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