Liste de courses pour organiser un trail

Organiser un trail demande plus qu’un parcours et des dossards. Il faut prévoir le balisage complet, le matériel de départ et d’arrivée, le chronométrage, les moyens de communication et l’équipement des bénévoles. Cette liste vous aide à acheter ou emprunter les éléments nécessaires avant le jour J. Adaptez les quantités au nombre de participants, aux points de pause et à la longueur du parcours, puis vérifiez chaque article pendant une reconnaissance de l’itinéraire.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Médailles de finisherqté 180
Flèches de directionqté 160
Panneaux de directionqté 35
Ruban de balisageqté 12
Cônesqté 40
Marqueursqté 24
Bâtons pour flèchesqté 100
Puces de chronométrageqté 180
Stylos pour dossardsqté 40
Rubans d’arrivéeqté 200
Prixqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphones portatifsqté 3
Chronomètresqté 8
Glacièresqté 10
Thermosqté 8
Fûts d’eauqté 8
Jerricansqté 12
Lanternes LEDqté 16
Lampes de pocheqté 12
Agrafeusesqté 6
Boîtes à outilsqté 3
Diablesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 220
Carafesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 40

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Gilets de sécuritéqté 20
Extincteursqté 3

Décoration

Arche de départ
Arche d'arrivée
Bannièresqté 8
Cartes d'itinéraireqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6

Catering

Courses
- Spa Blauw - 360 bouteilles
- Eau pétillante - 60 bouteilles
- Boisson isotonique - 180 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Jus d'orange - 20 litres
- Jus de pomme - 20 litres
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Thé au citron - 1 boîte
- Bananes - 220 pièces
- Pommes - 180 pièces
- Poires - 120 pièces
- Mandarines - 150 pièces
- Raisins - 12 kilos
- Pastèque - 4 pièces
- Raisins secs - 5 kilos
- Dattes - 4 kilo
- Barres de céréales - 220 pièces
- Barres énergétiques - 220 pièces
- Gels énergétiques - 180 pièces
- Crackers salés - 20 paquets
- Chips nature - 12 sachets
- Chips au paprika - 12 sachets
- Bretzels - 10 sacs
- Galettes de riz - 12 paquets
- Pain complet - 20 pains
- Petits pains blancs - 180 pièces
- Petits pains complets - 120 pièces
- Garniture de filet de poulet - 4 kilos
- Fromage - 5 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Confiture - 4 pots
- Beurre - 2 kilo
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 8 kilos
- Salade - 12 laitues
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 250 grammes
- Cannelle - 1 pot
- Lait pour le café - 4 bouteilles
- Cuillères à thé - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Glaçons - 30 kilos
- Sirop de limonade - 6 bouteilles
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Barres de muesli sans gluten - 20 pièces
- Pâte à tartiner vegan - 2 kilo
- Lait sans lactose - 4 litres
- Barres énergétiques vegan - 30 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs compostables - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant - 12 bouteilles
- Chiffons de nettoyage - 30 pièces
- Éponges - 12 pièces
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Pansements - 10 boîtes
- Lingettes désinfectantes - 10 paquets
- Compresses stériles - 10 boîtes
- Bandages élastiques - 20 pièces
- Pains de glace pour la trousse de secours - 20 pièces
- Pince-étaux - 6 pièces
- Crème solaire - 12 flacons

Conseils

Prévoyez au moins deux moyens de balisage par changement de direction : une flèche visible et un marquage complémentaire au sol ou sur un support. Ajoutez une réserve pour remplacer les panneaux déplacés ou abîmés.
Préparez les dossards, bracelets et stylos avec une marge d’environ 10 % par rapport au nombre d’inscrits. Cette réserve couvre les erreurs d’impression, les inscriptions tardives et les dossards perdus.
Comptez un moyen de communication pour chaque poste clé : départ, arrivée, ravitaillement et sécurité. Testez les talkies-walkies et rechargez les téléphones au plus tard la veille.
Réservez une table et une chaise par poste administratif, puis ajoutez une table pour le retrait des dossards et une autre pour l’arrivée. Les tentes protègent le matériel et les bénévoles en cas de pluie ou de soleil.
Regroupez le matériel de chaque zone dans des caisses séparées : départ, parcours, ravitaillement, arrivée et chronométrage. Préparez-les au moins 24 heures avant le trail pour repérer les oublis à temps.

Questions fréquentes

Combien de dossards prévoir pour un trail ?: Prévoyez un dossard par participant inscrit, plus une marge de 10 %. Pour 200 coureurs, commandez donc environ 220 dossards et suffisamment de stylos pour les inscriptions ou modifications de dernière minute.
Combien de flèches faut-il pour baliser un trail ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum deux indications par changement de direction et une réserve de 10 à 15 %. Faites l’inventaire après la reconnaissance afin de compter les flèches, panneaux, cônes et rubans réellement nécessaires.
Quand préparer le matériel d’un trail ?: Préparez les caisses et vérifiez le stock au moins 24 heures avant le départ. Testez le chronométrage, les téléphones, les talkies-walkies, les batteries externes et les rallonges la veille, pas le matin de la course.
Combien de talkies-walkies faut-il pour un trail ?: Prévoyez un appareil pour chaque équipe ou poste qui doit communiquer rapidement, notamment le départ, l’arrivée, les ravitaillements et la sécurité. Ajoutez au moins un appareil de réserve si le parcours est long ou comporte plusieurs zones sans réseau.

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