Que faut-il prévoir pour un symposium sur la santé ?

Pour un symposium sur la santé, les achats ne se limitent pas au café et aux repas. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, les supports imprimés et tout le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste vous aide à vérifier les éléments souvent oubliés : verres, rallonges, badges, câbles et solutions adaptées aux besoins alimentaires. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et au format de la journée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Citrons - 2 kilo
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Eau minérale pour les intervenants - 12 bouteilles
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Petits pains bruns - 60 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Salade de œufs - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 5 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Mandarines - 5 kilos
- Yaourt - 6 kilo
- Muesli - 2 kilo
- Mélange de noix - 1 kilo
- Raisins secs - 500 grammes
- Biscuits complets - 8 paquets
- Houmous - 4 pots
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 4 paquets
- Olives - 3 bocaux
- Tomates séchées au soleil - 2 bocaux
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 boîte
- Sel - 1 boîte
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Cure-dents - 1 boîte
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux directionnelsqté 8
Chemins de tableqté 10
Stylos à billeqté 100
Blocs-notesqté 100
Supports pour étiquettes nominativesqté 100

Bureau

Brochures du programmeqté 100
Formulaires d’évaluationqté 90
Pots à stylosqté 6
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3
Marqueursqté 12
Papier d’impressionqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres d’eau par participant pour la journée, plus une réserve d’environ 10 % pour les oublis, les verres renversés et les intervenants.
Pour une pause-café, comptez 1 tasse par personne et prévoyez 10 à 15 % de tasses supplémentaires. Les thermos et les bouilloires évitent une file trop longue lorsque plusieurs pauses ont lieu.
Imprimez les badges nominatifs au moins 24 heures avant l’accueil et préparez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute ou les changements de nom.
Vérifiez chaque présentation sur l’ordinateur portable au plus tard la veille. Prenez au minimum un câble HDMI de rechange, deux rallonges et plusieurs multiprises pour éviter les branchements improvisés.
Regroupez les repas adaptés selon les besoins alimentaires confirmés et étiquetez-les avant le service. Faites cette vérification 24 heures avant le symposium, puis contrôlez les plateaux à leur livraison.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un symposium de 50 personnes ?: Prévoyez environ 100 à 150 verres d’eau pour la journée, selon le nombre de pauses et de repas. Ajoutez une réserve de 10 %, soit 10 à 15 verres supplémentaires.
Combien de tasses faut-il pour une pause-café de 50 participants ?: Prévoyez au moins 50 tasses pour une pause, plus 5 à 8 tasses de réserve. Si deux pauses sont prévues sans lavage entre les deux, comptez environ 110 à 120 tasses.
Quand préparer les badges et les supports du symposium ?: Préparez les badges nominatifs et imprimez les supports au moins 24 heures avant l’événement. Gardez quelques badges vierges et une petite réserve de documents pour les inscriptions tardives.
Quel matériel technique faut-il vérifier avant un symposium ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les haut-parleurs et la console de mixage au plus tard la veille. Prévoyez au moins deux rallonges, deux multiprises et un câble HDMI de secours.

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