Que faut-il prévoir pour un spectacle de bienfaisance ?

Cette liste rassemble le matériel et les consommables à prévoir pour accueillir le public, servir un buffet et faire fonctionner les animations sur scène. Comptez la vaisselle selon le nombre d’invités, avec une marge de 10 à 15 % pour les imprévus. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés : rallonges, multiprises, ruban gaffer, supports de microphones et matériel pour la caisse. Le plan inclut également le mobilier d’accueil, l’éclairage et l’équipement nécessaire aux artistes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 110
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8
Table des artistes
Chaises pour artistesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Projecteur

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Ciseauxqté 3
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Tapisqté 6
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Guirlandesqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Mur photo
Numéros de tableqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 8
Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 kilo
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Infusions - 40 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pils - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Glaçons - 12 kilo
- Baguettes - 20 pièces
- Pain aux céréales - 8 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Salade de œufs - 1 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 2 kilos
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 3 kilo
- Mélange de fruits secs et de noix - 2 kilo
- Mini-nems - 300 pièces
- Mini-quiches - 250 pièces
- Brochettes de légumes - 200 pièces
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Sauce sweet chili - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Poivre - 250 grammes
- Sel - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Lait pour café - 6 paquets
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Pailles - 300 pièces
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Film jetable pour plats - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Pinces à linge - 2 paquets
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces
- Monnaie en espèces - 300 euro

Conseils

Prévoyez au moins une assiette, un verre à eau et un jeu de couverts par invité, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve pour les échanges et la casse. Pour un buffet avec dessert, comptez aussi une assiette à dessert par personne.
Pour les boissons, achetez environ deux à trois verres par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée du spectacle. Gardez les boissons non réfrigérées en réserve et récupérez les boissons assez tôt pour pouvoir les rafraîchir.
Réservez le matériel technique au moins 7 jours avant l’événement : système de sonorisation, table de mixage, microphones sans fil, pieds de micro et haut-parleurs. Testez chaque câble, rallonge et multiprise avant l’ouverture du lieu.
Prévoyez une table séparée pour les artistes et suffisamment de chaises pour les temps d’attente. Une table d’accueil, des portants et quelques tabourets évitent aussi que les manteaux et les affaires du public encombrent les circulations.
Gardez du ruban gaffer, des rallonges et des multiprises dans une caisse facilement accessible. Vérifiez leur emplacement avant l’arrivée du public et ne laissez aucune voie d’évacuation bloquée par les tables, les chaises ou les haut-parleurs.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle faut-il prévoir pour un spectacle de bienfaisance ?: Prévoyez une assiette, une assiette à dessert, un verre à eau, un verre à vin et un jeu de couverts par invité. Ajoutez 10 à 15 % de réserve, surtout si le service dure plusieurs heures ou si la vaisselle est réutilisée entre les passages.
Quand faut-il réserver la sonorisation et les microphones ?: Réservez le système de sonorisation, les microphones et les pieds de micro au moins 7 jours avant le spectacle. Faites un essai complet 24 heures avant, puis vérifiez à nouveau les branchements à l’ouverture du lieu.
Combien de boissons acheter pour un spectacle de bienfaisance ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et prévoyez de l’eau en quantité suffisante pour les artistes comme pour le public.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des artistes ?: Prévoyez une table dédiée, des chaises pour les artistes et un espace séparé de la scène et de l’accueil du public. Installez cet espace au moins 60 minutes avant le début afin de pouvoir recevoir les artistes et vérifier leurs besoins techniques à temps.

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