Was du für eine Benefizvorstellung brauchst

Bei einer Benefizvorstellung brauchst du mehr als Bühne und Publikum: Empfang, Garderobe, Künstlerbereich, Buffet und Spendenabwicklung müssen gleichzeitig funktionieren. Plane Sitzplätze, Gläser und Geschirr nach der Zahl der angemeldeten Gäste und halte zusätzliches Material für Nachzügler bereit. Technik sollte spätestens am Vortag vollständig geprüft und am Veranstaltungstag früh aufgebaut werden. Diese Einkaufsliste hilft dir, typische Engpässe bei Einlass, Bewirtung und Künstlerbetreuung zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
StühleAnz. 110
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8
Künstlertisch
KünstlerstühleAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Soundanlage
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
Diaprojektor

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 10
LichtstativeAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ScherenAnz. 3
MessbecherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
LäuferAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
GirlandenAnz. 10
WegweiserAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 4
Fotowand
TischnummernAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 3
Rutschfeste MattenAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Kräutertee - 40 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 2 Kilo
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pils - 48 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Alkoholfreier Weißwein - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Eiswürfel - 12 kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Mehrkornbrot - 8 Brote
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Eiersalat - 1 kilo
- Gurke - 3 Kilo
- Tomaten - 3 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 3 Kilo
- Studentenfutter - 2 Kilo
- Mini-Frühlingsrollen - 300 Stück
- Mini-Quiches - 250 Stück
- Gemüsespieße - 200 Stück
- Bitterballen - 300 stuks
- Vegetarische Bitterballen - 150 Stück
- Knoblauchsoße - 2 Liter
- Süße Chilisauce - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Pfeffer - 250 Gramm
- Salz - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 120 Stück
- Schlagsahne - 12 Sprühdosen
- Kaffeemilch - 6 Packungen
- Papierservietten - 600 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Strohhalme - 300 Stück
- Backpapier - 3 Rollen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Einweg-Backfolie - 4 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Wäscheklammern - 2 Packungen
- AA-Batterien - 24 Stück
- AAA-Batterien - 24 Stück
- Bargeld-Wechselgeld - 300 euro

Tipps

Rechne bei Getränken pro Person mit zwei bis drei Gläsern für die erste Stunde und einem weiteren Glas je zusätzlicher Stunde. Stelle Wasser am Empfang und im Künstlerbereich bereit; geöffnete Flaschen fehlen sonst oft genau dort.
Plane beim Geschirr mindestens 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 Gästen sind das zum Beispiel 110 Teller, Gläser und Besteckteile, damit Nachschub, Verschmutzungen und Bruch nicht den Ablauf bremsen.
Ordne die Technik in einer beschrifteten Kiste und teste sie spätestens am Vortag komplett: Mischpult, Funkmikrofone, Lautsprecher, Laptop, Projektor und Verlängerungskabel. Gaffer Tape gehört griffbereit in dieselbe Kiste.
Für den Einlass brauchst du Tickets oder Armbänder, Kassenmaterial und einen Empfangstisch an einer gut sichtbaren Stelle. Lege Wechselgeld, Stifte und eine einfache Liste der Anmeldungen mindestens 30 Minuten vor dem Einlass bereit.
Richte den Künstlerempfang vor dem Publikumseinlass ein und reserviere dafür einen eigenen Tisch mit Stühlen, Wasser und Geschirr. Zwei bis drei zusätzliche Sitzplätze verhindern, dass Begleitpersonen oder kurzfristig eintreffende Künstler ohne Platz bleiben.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für eine Benefizvorstellung?: Plane pro angemeldeter Person je einen Dinner- und Dessertteller sowie Gabel, Messer, Kaffeetasse und Wasserglas ein. Kaufe oder leihe zusätzlich 10 Prozent Reserve; bei 80 Gästen sind das 88 Stück pro benötigter Kategorie.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Benefizvorstellung?: Kalkuliere zwei bis drei Getränke pro Person für die erste Stunde und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Für 100 Gäste und eine dreistündige Veranstaltung ergibt das ungefähr 400 bis 500 Getränke, abhängig von Ausschank und Programm.
Wann muss ich die Veranstaltungstechnik prüfen?: Prüfe Soundanlage, Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Laptop und Projektor spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte ein Technikcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was brauche ich am Einlass einer Benefizvorstellung?: Bereite einen Empfangstisch, Tickets oder Armbänder, Kassenmaterial, Stifte und eine Anmeldeliste vor. Lege alles mindestens 30 Minuten vor dem Einlass bereit und halte zusätzlich Material für etwa 10 Prozent mehr Gäste bereit.

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