Que faut-il prévoir pour un séminaire ?

Pour un séminaire, les oublis concernent souvent les petits équipements qui bloquent toute la journée : adaptateurs HDMI, multiprises, badges ou stylos. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel audiovisuel, les supports de présentation, l’accueil et la vaisselle à acheter ou à apporter. Adapte les quantités au nombre d’inscrits et vérifie chaque élément avant la livraison. Prévois aussi quelques unités de rechange pour les consommables et les câbles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table des intervenants
Tabouretsqté 4
Nappesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Enceintesqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Amplificateur Wi-Fi

Présentation

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 12
Cliqueur de présentation
Blocs-notesqté 90
Stylos à billeqté 100
Porte-nomsqté 90
Dossiers d’impressionqté 90

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 3
Pupitres de programmeqté 3
Pancartes de tableqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Crème pour café - 4 pots
- Beurre - 3 paquets
- Mini croissants - 100 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Biscuits - 5 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 90 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mini-concombres - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon cuit - 2 kilo
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Soupe de légumes - 12 liter
- Soupe de tomates - 8 litres
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Quiche végétarienne - 10 pièces
- Filet de poulet - 8 kilos
- Riz - 6 kilos
- Pâtes - 6 kilos
- Sauce tomate - 8 pots
- Pesto - 6 pots
- Parmesan - 1 kilo
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Poudre d’ail - 1 pot
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Portions de repas vegan - 10 portions
- Portions de repas végétariens - 20 portions
- Portions de repas sans gluten - 8 portions
- Parts de gâteau vegan - 10 pièces
- Tarte aux pommes - 4 tartes
- Crème fouettée - 4 bombes
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Cuillères à thé - 100 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Sacs poubelle biodégradables - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes nettoyantes - 2 paquets
- Gants en caoutchouc - 4 paires

Conseils

Prévois un badge nominatif, un dossier imprimé, un bloc-notes et un stylo par participant confirmé, puis ajoute 5 à 10 % d’exemplaires de secours.
Pour une salle équipée d’un vidéoprojecteur, prends au moins deux câbles HDMI, les adaptateurs correspondant aux ordinateurs des intervenants et une rallonge par zone de branchement.
Compte un microphone sans fil pour chaque intervenant qui parle simultanément, avec un pied de microphone disponible si une prise de parole fixe est prévue.
Prépare une table d’inscription distincte de la table des intervenants et garde la liste des inscrits imprimée à portée de main : elle sert aussi à gérer les arrivées le matin.
Pour la pause et les repas, compte au minimum une tasse, un verre à boire, un verre à eau et une assiette par personne et par service ; ajoute 10 % si la vaisselle n’est pas lavée sur place.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour un séminaire ?: Prévois un badge par participant confirmé, intervenant et membre de l’organisation. Ajoute 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression.
Combien de stylos et de blocs-notes acheter pour un séminaire ?: Compte un bloc-notes et un stylo par participant, intervenant et organisateur présent en salle. Pour 50 personnes, prévois donc au moins 50 de chaque, plus 5 à 10 unités de réserve.
Quel matériel HDMI faut-il pour un séminaire ?: Prévois un ordinateur portable de présentation, deux câbles HDMI, les adaptateurs nécessaires aux ordinateurs des intervenants et un cliqueur. Teste les branchements au moins 60 minutes avant le début des présentations.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un séminaire ?: Compte une tasse, un verre à boire, un verre à eau et une assiette par personne et par utilisation. Ajoute environ 10 % de réserve, ou davantage si la vaisselle n’est pas lavée entre deux services.

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