La liste de courses pour organiser un salon professionnel
Un salon professionnel demande plus que des stands et des exposants confirmés. Il faut prévoir le mobilier, l’accueil, la signalétique, le matériel de présentation et les consommables pour les pauses café. Cette liste rassemble les achats et équipements à préparer avant l’arrivée sur site, notamment les câbles, adaptateurs, multiprises et passe-câbles souvent oubliés. Utilisez-la pour vérifier vos commandes, vos livraisons et le matériel que chaque exposant doit apporter.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Comptoirs du salonqté 3
- Tables d'expositionqté 12
- Chaises pliantesqté 80
- Tables hautesqté 8
- Panneaux de standqté 24
- Présentoirs à dépliantsqté 12
- Caisses de rangementqté 20
- Portants à vêtementsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 150
- Assiettesqté 150
- Fourchettesqté 150
- Couteauxqté 150
- Cuillèresqté 100
- Plateaux de serviceqté 20
- Couverts de serviceqté 20
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Écrans de présentationqté 4
- Câbles HDMIqté 8
- Adaptateurs HDMIqté 8
- Télécommandes de présentationqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Réfrigérateursqté 3
- Glacièresqté 4
- Multiprisesqté 16
- Rallongesqté 20
- Passe-câblesqté 20
- Clés USBqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 16
- Lampes de bureauqté 12
Décoration
- Bannières d'entrepriseqté 12
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux de standqté 24
- Panneaux d’informationqté 24
- Sets de nappesqté 16
- Cadres sponsorqté 12
Inscription
- Supports de badges nominatifsqté 250
- Cordons pour badgesqté 250
- Formulaires d’inscriptionqté 300
- Stylosqté 40
- Presse-papiersqté 6
- Braceletsqté 250
Cuisine
- Thermosqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et de serviceqté 6
- Sacs isothermesqté 8
- Bacs de stockageqté 12
- Pinces alimentairesqté 8
- Tire-bouchonsqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Aspirateursqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 30
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
- Distributeurs d'essuie-toutqté 8
Outils
- Tournevisqté 6
- Jeux de clés Allenqté 4
- Ruban adhésifqté 12
- Serre-câblesqté 200
- Ciseauxqté 8
- Mètres rubansqté 4
- Gants de travailqté 12
Sécurité
- Tapis antidérapantsqté 12
- Ruban de signalisationqté 4
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lunettes de sécuritéqté 12
Catering
- Courses
- Café - 8 paquets
- Assortiment de thés - 6 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Chocolat chaud - 6 litres
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Glaçons - 20 kilos
- Miniwater - 100 bouteilles
- Mini croissants - 250 pièces
- Mini pains aux raisins - 150 pièces
- Petits pains blancs - 180 pièces
- Petits pains ronds bruns - 180 pièces
- Petits pains complets - 120 pièces
- Beurre - 4 kilos
- Fromage jeune - 6 kilo
- Fromage affiné - 4 kilos
- Jambon - 4 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Tartinades végétariennes - 3 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Confiture - 3 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 kilo
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Concombre - 8 kilos
- Tomates - 8 kilos
- Laitue - 20 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Snacks salés - 10 sachets
- Mélange de noix - 6 kilos
- Assortiment de biscuits - 10 kilos
- Brownies - 180 pièces
- Pommes - 15 kilo
- Bananes - 12 kilo
- Raisins - 10 kilo
- Oranges - 10 kilos
- Citrons - 3 kilos
- Yaourt - 12 litres
- Muesli - 4 kilo
- Quiches végétariennes - 80 pièces
- Mini tourtes aux légumes - 100 pièces
- Mini boulettes de viande - 100 pièces
- Brochettes de poulet - 100 pièces
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade verte - 10 kilos
- Sandwichs pour le déjeuner - 500 pièces
- Soupe - 30 litres
- Croûtons - 3 kilos
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Gobelets en papier - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Pics en bois - 500 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs pour biodéchets - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 8 bouteilles
- Nettoyant multi-usage - 6 litres
- Nettoyant pour vitres - 4 litres
- Liquide vaisselle - 4 litres
- Éponges - 20 pièces
- Lingettes désinfectantes - 10 paquets
Conseils
- Prévoyez au moins 1 comptoir d’inscription, puis 1 table d’exposition et 2 chaises par stand lorsque les exposants reçoivent des visiteurs sur place. Ajoutez des tables hautes si les échanges se font surtout debout.
- Comptez 2 à 3 tasses ou verres par participant pour une pause d’une heure, et prévoyez environ 10 % de vaisselle supplémentaire. Les plateaux et couverts de service sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’installation du catering.
- Préparez au minimum 1 ordinateur portable, 1 écran de présentation, 1 câble HDMI, 1 adaptateur HDMI et 1 télécommande par espace de démonstration. Testez chaque combinaison ordinateur-écran avant le jour du salon.
- Prévoyez 1 multiprise et 1 rallonge par stand équipé, avec des passe-câbles pour les zones de circulation. Faites recenser les points électriques avant l’agencement afin d’éviter des câbles trop courts ou des branchements improvisés.
- Imprimez les badges, listes d’inscription, panneaux d’itinéraire et panneaux de stand au moins 2 jours avant l’ouverture. Gardez une réserve d’environ 10 % de badges vierges, de panneaux et de fournitures de nettoyage pour les corrections et les imprévus.
Questions fréquentes
- Que faut-il acheter pour un salon professionnel ?
- Prévoyez le mobilier des stands, les comptoirs d’accueil, les panneaux, les présentoirs, le matériel audiovisuel et les câbles. Ajoutez la vaisselle, les machines à café, les bouilloires, les réfrigérateurs ou glacières, ainsi que les fournitures de nettoyage et les badges.
- Combien de chaises faut-il prévoir par stand ?
- Prévoyez généralement 2 chaises par stand, puis ajustez selon le nombre d’exposants et la configuration. Ajoutez une chaise par personne supplémentaire qui doit s’asseoir pendant les démonstrations ou les rendez-vous.
- Combien de matériel audiovisuel faut-il par exposant ?
- Prévoyez 1 ordinateur portable et 1 écran par espace de présentation, avec 1 câble HDMI, 1 adaptateur et 1 télécommande compatibles. Testez le matériel au moins 24 heures avant l’ouverture et gardez des clés USB avec les présentations de secours.
- Quand acheter le matériel pour un salon professionnel ?
- Commandez le mobilier, les écrans et les éléments de stand au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Imprimez la signalétique et les badges au plus tard 2 jours avant, puis confirmez chaque livraison la veille.
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