Que faut-il prévoir pour organiser un relais ?

Pour un relais, les achats ne se limitent pas aux témoins et aux dossards. Il faut aussi prévoir le balisage du parcours, l’accueil des participants, les points d’eau, les repas et la sonorisation. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter pour couvrir les besoins du départ, de l’arrivée et des postes sur le parcours. Quantifiez chaque élément selon le nombre d’équipes, de bénévoles et de participants inscrits.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Table d'inscription
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 120
Gilets de sécuritéqté 20
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 8
Rubans de médailleqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Thermosqté 4

Nettoyage

Trousses de premiers secoursqté 2
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Décoration

Panneaux de directionqté 30
Autocollants flèchesqté 40

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau gazeuse - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d’orange - 8 briques
- Jus de pomme - 6 briques
- Boisson isotonique - 8 bouteilles
- Petits pains - 150 pièces
- Petits pains Kaiser - 100 pièces
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage aux herbes - 1 kilogramme
- Beurre - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Salade de pâtes végétarienne - 8 kilogrammes
- Pâtes - 5 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Concombres - 10 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Maïs - 8 boîtes
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Herbes italiennes - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Barres de céréales - 150 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Biscuits - 6 paquets
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez un dossard par participant, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les erreurs d’impression ou les inscriptions de dernière minute.
Pour le balisage, comptez les cônes et le ruban en fonction de la reconnaissance du parcours : ajoutez au moins 10 % de matériel pour remplacer les éléments déplacés ou manquants.
Installez un point d’eau au départ, à l’arrivée et à chaque zone prévue sur le parcours. Prévoyez plusieurs gobelets réutilisables par participant, ainsi que des glacières pour garder l’eau fraîche.
Réservez assez de tables pour l’inscription, le service et le repas, puis ajoutez des chaises pour les bénévoles et les personnes qui attendent. Les tentes de réception deviennent indispensables si les participants doivent rester sur place en cas de pluie.
Testez la sonorisation, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant le relais. Gardez aussi des piles de rechange et des lampes LED pour l’installation ou le démontage lorsque la lumière baisse.

Questions fréquentes

Combien de dossards faut-il prévoir pour un relais ?: Prévoyez un numéro par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 100 participants, imprimez donc 105 à 110 dossards afin de couvrir les corrections et les inscriptions tardives.
Quelle quantité de gobelets faut-il pour un relais ?: Comptez au minimum 2 à 3 gobelets réutilisables par participant si les points d’eau sont utilisés pendant la course. Pour 100 participants, prévoyez 200 à 300 gobelets, avec une zone de lavage ou de collecte.
Quand faut-il acheter le matériel du relais ?: Achetez ou réservez le mobilier, la sonorisation et le matériel sportif au moins 2 à 3 semaines avant l’événement. Faites les courses alimentaires et vérifiez les piles, les glacières et la trousse de premiers secours 1 à 2 jours avant.
Combien de tables faut-il pour organiser un relais ?: Prévoyez au moins une table d’inscription, une table pour les boissons et une table pour le service ou les récompenses. Ajoutez une table par poste supplémentaire et gardez 1 à 2 tables de réserve si le nombre de participants est élevé.

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