Que prévoir pour un office en plein air ?
Un office en plein air demande plus que des chaises et une table. Il faut prévoir le mobilier, la sonorisation, les câbles, l’éclairage et tout le matériel pour servir les boissons et les en-cas. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les équipements avant le jour prévu. Pensez aussi aux détails souvent oubliés : alimentation électrique, protection contre la pluie, éclairage de secours et maintien des boissons au frais.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises pliantesqté 100
- Tables pliantesqté 10
- Tentes de réceptionqté 2
- Éléments de podiumqté 6
- Table de prise de parole
- Tabouretsqté 6
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Câbles de haut-parleurqté 4
- Pieds de microqté 5
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 5
- Passe-câblesqté 8
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Projecteurs LED de chantierqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Plateauxqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Pains de glaceqté 24
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Bouteilles isothermesqté 4
Décoration
- Nappesqté 10
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Lanternesqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Panneaux indicateursqté 8
- Panneaux d'informationqté 4
- Presse-papiersqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balais à mainqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 12
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Lampes de pocheqté 4
Catering
- Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 10 pièces
- Glaçons - 8 sacs
- Beurre - 3 paquets
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon - 1 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains sans gluten - 8 pièces
- Beurre aux herbes - 6 barquettes
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Gâteaux - 8 pièces
- Biscuits - 10 paquets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 paquets
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 8 pièces
- Torchons - 12 pièces
Conseils
- Prévoyez une chaise pliante par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve pour les accompagnants ou les sièges déplacés. Les tables pliantes servent aussi à installer l’accueil, les documents et le service.
- Pour le café et le thé, prévoyez au moins 2 tasses par personne si l’office dure plusieurs heures. Ajoutez des thermos ou des pichets à café afin de ne pas dépendre d’une prise électrique pendant le service.
- Comptez 2 gobelets réutilisables par personne pour éviter les échanges et les lavages en cours de journée. Prévoyez aussi une carafe d’eau par groupe de 8 à 10 personnes et des glacières pour garder les boissons fraîches.
- Testez la table de mixage, les microphones sans fil, les enceintes et les câbles au moins 24 heures avant. Prenez une rallonge, une multiprise et une batterie externe de secours pour chaque zone qui dépend de l’électricité.
- Installez les passe-câbles avant l’arrivée du public et vérifiez l’éclairage dès la tombée du jour. Prévoyez des lampes à piles en complément des projecteurs LED et des guirlandes lumineuses, surtout si le site n’est pas éclairé.
Questions fréquentes
- Combien de chaises faut-il pour un office en plein air ?
- Prévoyez une chaise par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 80 participants, cela représente 84 à 88 chaises afin de couvrir les besoins imprévus.
- Combien de gobelets prévoir pour un office en plein air ?
- Comptez 2 gobelets réutilisables par personne, soit 160 gobelets pour 80 participants. Cette marge évite de manquer de gobelets entre l’accueil, le repas léger et le rangement.
- Quand tester la sonorisation et les microphones ?
- Faites un premier test au moins 24 heures avant l’office. Refaites ensuite un contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public, avec les rallonges et les enceintes réellement utilisées.
- Combien de temps avant acheter les boissons et les en-cas ?
- Achetez les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant. Mettez les boissons au frais la veille et préparez les en-cas le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant le début.
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