Que faut-il prévoir pour un festival du film d’animation ?

Un festival du film d’animation demande plus qu’un vidéoprojecteur et quelques films. Il faut prévoir l’accueil du public, la projection, le son, l’éclairage, le buffet et la signalétique, avec du matériel de rechange pour éviter les interruptions. Comptez au moins un poste d’inscription, un programme imprimé par visiteur et plusieurs solutions pour lire les fichiers vidéo. Cette liste vous aide à acheter, emprunter et vérifier le nécessaire avant le jour du festival.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 8

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Lecteurs multimédiasqté 2
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Piles de rechangeqté 24
Télécommandesqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 12
Bandes de filmqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Claps de cinéma décoratifsqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Bannières enroulablesqté 3
Ruban adhésifqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Ciseauxqté 8
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 100

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 140
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plats de service avec couvercleqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Pinces de cuisineqté 4

Catering

Poubellesqté 8
Panneaux à caféqté 3
Panneaux de menuqté 4
Pains de glaceqté 12
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 6 litres
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Pop-corn salé - 8 sachets
- Popcorn sucré - 6 sacs
- Pretzels - 4 sacs
- Mini bâtonnets au fromage - 4 paquets
- Mini-nems - 4 paquets
- Concombre - 6 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 2 kilos
- Citrons - 10 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 6 pots
- Fromage aux herbes - 4 pots
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Wraps au houmous - 60 pièces
- Petits pains - 150 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain sans gluten - 2 pains
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Mélange de noix - 3 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Muffins - 80 pièces
- Muffins vegan - 20 pièces
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Barquettes à snack en papier - 250 pièces
- Piques en bois - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Sacs-poubelle pour poubelle à pédale - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Mouchoirs - 12 boîtes
- Lingettes de nettoyage - 4 paquets
- Essuie-tout - 8 paquets
- Chewing-gum - 10 packs
- Pastilles à la menthe - 10 boîtes
- Bulletins de vote - 150 pièces
- Stylos - 30 pièces
- Étiquettes nominatives - 150 pièces
- Bracelets - 150 pièces
- Cartes de remerciement - 150 pièces

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 150
Presse-papiersqté 8
Dossiers d’inscriptionqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Caisse pour la monnaie
Urnes de voteqté 3

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Nettoyant multi-usagesqté 3
Nettoyant pour vitresqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Marquages de câblesqté 30
Tapis antidérapantsqté 6

Promotion

Affiches promotionnellesqté 30
Flyersqté 500
Mur photo
Trophée du prix
Lot de prix

Bureau

Imprimantesqté 2
Papierqté 5
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 10
Classeursqté 6
Enveloppesqté 150
Agrafeusesqté 3
Trombonesqté 2

Conseils

Prévoyez un ordinateur ou lecteur multimédia de secours, ainsi qu’une clé USB contenant les fichiers vidéo dans le bon ordre. Testez chaque film sur le matériel prévu au moins 24 heures avant la séance.
Comptez une chaise par spectateur inscrit et gardez quelques places libres pour les intervenants et les retardataires. Installez la table d’inscription près de l’entrée, avec les badges et les programmes déjà triés.
Prenez au moins un câble HDMI de rechange, les adaptateurs correspondant aux ordinateurs et deux multiprises par zone technique. Ajoutez des rallonges suffisamment longues pour éviter les câbles tendus dans les passages.
Pour l’accueil, imprimez un programme par personne inscrite, puis ajoutez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires. Préparez aussi les panneaux indicateurs avant l’arrivée du public : ils sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Pour le buffet, séparez les produits réfrigérés dès les courses et prévoyez leur stockage avant l’ouverture. Vérifiez les besoins alimentaires recueillis dans les inscriptions au plus tard 3 jours avant de commander ou d’acheter les quantités.

Questions fréquentes

Combien de programmes imprimer pour un festival du film d’animation ?: Imprimez un programme par visiteur inscrit et ajoutez environ 10 % de marge. Pour 80 personnes, prévoyez donc environ 88 programmes, afin de couvrir les inscriptions tardives et les exemplaires abîmés.
Quel matériel prévoir pour projeter les films d’animation ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur ou lecteur multimédia, les câbles HDMI, les adaptateurs, les haut-parleurs et les multiprises nécessaires. Gardez au minimum un câble HDMI, une clé USB et un appareil de lecture de secours.
Quand tester les films avant le festival ?: Testez l’ordre des films et la lecture de chaque fichier au moins 24 heures avant la première séance. Faites aussi un court test du son, de l’image et des sous-titres avec le vidéoprojecteur et l’écran réellement utilisés.
Combien de chaises faut-il pour le public ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % de places si la salle le permet. Gardez également quelques sièges réservés aux intervenants invités et à l’équipe de présentation.

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