Organiser un festival du court métrage, étape par étape

Un festival du court métrage se prépare dans un ordre précis : fixer la date, sécuriser le lieu et les droits, puis construire la programmation. Les fichiers vidéo, les sous-titres et la technique doivent être testés bien avant l’ouverture des portes. En parallèle, il faut gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles et l’information du public. Ce plan vous aide à répartir les 76 tâches sans découvrir un problème le jour des projections.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Sélectionner les films
3 personnes
4
Contacter les cinéastes
2 personnes
5
Confirmer les droits de diffusion
2 personnes
6
Réserver le lieu
2 personnes
7
Réserver le catering
2 personnes
8
Réserver la technique
2 personnes
9
Publier la page web
10
Créer le formulaire d’inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Envoyer le communiqué de presse
13
Publier des messages sur les réseaux sociaux
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Vérifier les créneaux de projection
2 personnes
19
Vérifier les sous-titres
2 personnes
20
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
21
Faire des sauvegardes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer les flyers du programme
24
Imprimer les panneaux de direction
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Vérifier le lieu
2 personnes
29
Retirer la technique
2 personnes
30
Vider la salle
3 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer l’écran de projection
3 personnes
34
Brancher le projecteur
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Régler l’éclairage
2 personnes
37
Effectuer un test vidéo
2 personnes
38
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Préparer les programmes
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes
43
Vérifier les toilettes

Événement

44
Ouvrir les portes
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Assurer le mot de bienvenue
48
Lancer le bloc 1
2 personnes
49
Servir les boissons de pause
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Lancer le deuxième bloc de films
2 personnes
52
Accueillir les cinéastes
2 personnes
53
Animer l’entretien
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Lancer le bloc 3 du film
2 personnes
56
Distribuer le bulletin de vote du public
2 personnes
57
Rassembler les bulletins de vote
2 personnes
58
Annoncer les vainqueurs du jury
2 personnes
59
Remettre le prix du public
2 personnes
60
Préparer le mot de clôture
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes
62
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Démonter le buffet traiteur
3 personnes
66
Éteindre la technique
2 personnes
67
Emballer le matériel
3 personnes
68
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
69
Nettoyer la salle
3 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Remettre les clés
72
Retourner le matériel technique
2 personnes
73
Stocker la restauration restante
2 personnes
74
Archiver les photos et les fichiers
75
Envoyer un message de remerciement
76
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 12
Bureau d’accueil
Tabouretsqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteur multimédia
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Affiches du programmeqté 12
Affiches de filmqté 20
Tapis rouge
Nappesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 6
Ballonsqté 60
Guirlandes décorativesqté 6
Compositions floralesqté 4

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 220
Porte-badgesqté 220
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 220
Bulletins de voteqté 200
Urnes de voteqté 2
Brochures du programmeqté 220
Listes des visiteursqté 8

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Papier d’impressionqté 500
Cartouches d'encreqté 2
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Ruban adhésifqté 6
Chemises à pinceqté 6

Nettoyage

Supports de sacs-poubelleqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Essuie-toutqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6

Prix

Prix du public
Prix du juryqté 3
Diplômesqté 6
Chèques-cadeauxqté 6
Trophéesqté 4

Conseils

Commencez par la date, le lieu et la programmation. Réservez ensuite la technique et le catering : ces prestataires sont souvent plus difficiles à obtenir que les fournitures imprimées.
Demandez les droits de diffusion dès que les films sont sélectionnés. Conservez une confirmation écrite pour chaque œuvre et fixez une date limite de réception des fichiers vidéo.
Testez chaque créneau de projection au moins une semaine avant le festival, avec le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs et le lecteur multimédia réellement utilisés.
Ne vous contentez pas de vérifier que les films se lancent : contrôlez aussi les sous-titres, le son et les sauvegardes. Gardez une copie sur ordinateur et une autre sur clé USB.
Préparez l’accueil avant le jour J : badges nominatifs, déroulé imprimé, flyers et panneaux de direction doivent être prêts au minimum la veille. Planifiez aussi les bénévoles par créneau, notamment pour l’accueil et les changements de séance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du court métrage ?: Prévoyez environ 3 à 6 mois pour sélectionner les films, confirmer les droits, réserver le lieu et organiser la communication. Gardez au moins une semaine pour les tests techniques et la vérification des sous-titres.
Quand faut-il contacter les cinéastes pour un festival ?: Contactez-les dès la sélection des films, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Demandez immédiatement l’autorisation de diffusion, les fichiers définitifs et les informations nécessaires au programme.
Quand tester la projection des courts métrages ?: Faites un premier test dès que les fichiers arrivent, puis un test complet au moins 7 jours avant le festival. Vérifiez chaque créneau avec le vidéoprojecteur, le son, les sous-titres et les câbles prévus.
Quand ouvrir les inscriptions à un festival du court métrage ?: Publiez la page web et le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la date. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter les listes, les badges et les besoins alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.