Que faut-il prévoir pour un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel demande plus qu’un billet et un ordinateur. Il faut préparer les documents de voyage, le matériel de présentation, les fournitures de réunion et les repas du groupe. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les équipements à emporter avant le départ. Prévoyez les quantités selon le nombre de participants, avec quelques éléments de secours pour les câbles, l’alimentation et les besoins imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Articles de voyage

Dossiers de documents de voyageqté 10
Étiquettes de bagagesqté 12
Sacs à dosqté 10
Batteries externesqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 10
Chargeurs d’ordinateur portableqté 10
Écran de présentation
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation
Clés USBqté 3
Multiprisesqté 3
Rallongesqté 3

Bureau

Blocs-notesqté 12
Stylos à billeqté 20
Chemises de présentationqté 12
Badges nominatifsqté 12
Porte-badgesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 20
Tasses à caféqté 12
Assiettesqté 12
Couvertsqté 12
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Glacièresqté 2
Thermosqté 3
Couteaux à painqté 2
Planches à découperqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 8

Nettoyage

Gel désinfectant pour les mainsqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6
Poubellesqté 3

Catering

Courses
- Pain complet - 4 pains
- Wraps complets - 20 pièces
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage frais - 500 grammes
- Beurre de cacahuète - 1 pot
- Confiture - 2 pots
- Tomates - 2 kilos
- Concombres - 6 pièces
- Poivrons - 10 pièces
- Roquette - 500 grammes
- Laitue pommée - 3 pièces
- Carottes - 1 kilo
- Pommes - 20 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Raisins - 2 kilos
- Mandarines - 20 pièces
- Yaourt - 20 pots
- Barres de céréales - 20 pièces
- Noix non salées - 1 kilo
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Snacks salés - 3 sacs
- Biscuits - 4 paquets
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- eau pétillante - 6 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Citrons - 6 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Serviettes en papier - 3 paquets
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Lingettes humides - 3 paquets
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Papier toilette - 2 paquets

Conseils

Préparez un dossier de voyage par participant au moins 48 heures avant le départ, avec les informations de transport, l’itinéraire et les documents nécessaires.
Prévoyez un ordinateur et son chargeur pour chaque personne qui présente, puis ajoutez au moins une batterie externe pour deux participants afin de limiter les problèmes de recharge.
Pour une réunion avec présentation, emportez au minimum deux câbles HDMI, un cliqueur et une clé USB contenant les fichiers, même si les présentations sont déjà enregistrées sur les ordinateurs.
Comptez un bloc-notes, un stylo et un badge nominatif par participant, plus 10 % de rechange pour les oublis ou les inscriptions de dernière minute.
Pour les paniers-repas, préparez les portions selon les besoins alimentaires recueillis, avec une glacière, des pains de glace et un thermos par groupe de 6 à 8 personnes pour conserver les boissons et les aliments pendant le trajet.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un déplacement professionnel d’une journée ?: Prévoyez les fournitures de réunion, les badges, les documents de voyage, le matériel informatique et les éléments nécessaires aux paniers-repas. Pour chaque participant, comptez au minimum un bloc-notes, un stylo, un gobelet réutilisable et un repas adapté.
Combien de câbles et d’accessoires prévoir pour une présentation ?: Emportez au moins deux câbles HDMI, un cliqueur et une clé USB avec les fichiers de présentation. Ajoutez une multiprise et une rallonge pour la salle, puis testez tout le matériel 24 heures avant le départ.
Quand préparer les paniers-repas pour un déplacement professionnel ?: Recueillez les besoins alimentaires au moins 3 jours avant le déplacement et préparez les paniers la veille. Placez-les dans des bacs alimentaires avec des pains de glace, puis distribuez-les au moment du départ.
Combien de fournitures de bureau faut-il prévoir par participant ?: Prévoyez un bloc-notes, un stylo, une chemise de présentation, un badge et un porte-badge par personne. Ajoutez environ 10 % de réserve, soit un article supplémentaire pour 10 participants.

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