Que faut-il acheter pour un congrès sur la santé ?

Pour un congrès sur la santé, les achats ne se limitent pas au café et aux repas. Il faut aussi prévoir le matériel d’accueil, la vaisselle pour les pauses et les repas, ainsi que les équipements nécessaires aux présentations. Cette liste vous aide à regrouper les achats et à repérer ce qui manque souvent au dernier moment : boissons froides, rallonges, batteries ou contenants de service. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et au programme de la journée.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 120
Éléments de podiumqté 3
Table de prise de parole
Tables d’inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 10
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Formulaires d’évaluationqté 120
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 4
Liste des visiteursqté 4
Porte-badgesqté 120

Décoration

Bannière de congrèsqté 2
Nappeqté 14
Compositions floralesqté 6
Porte-noms des intervenantsqté 12
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 250 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Thé vert - 1 boîte
- Bâtonnets de sucre - 250 pièces
- Dosettes de lait - 250 pièces
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Poudre de cacao - 500 grammes
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Baguettes - 30 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Petits pains complets - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Filet de dinde - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 3 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Tartinade à l'avocat - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Miel - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Avocats - 20 pièces
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Céleri branche - 2 kilogrammes
- Radis - 1 kilogramme
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Poires - 60 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Oranges - 60 pièces
- Mélange de baies - 4 kilogrammes
- Noix non salées - 3 kilogrammes
- Graines de courge - 1 kilogramme
- Graines de tournesol - 1 kilogramme
- Crackers complets - 12 paquets
- Galettes de riz - 10 paquets
- Barres à l’avoine - 120 pièces
- Barres aux noix - 60 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Olives - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Feta - 2 kilogrammes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Quinoa - 3 kilogrammes
- Riz complet - 4 kilogrammes
- Pâtes complètes - 4 kilogrammes
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Filet de saumon - 5 kilogrammes
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Sauce tomate - 6 litres
- Sauce pesto - 2 kilogrammes
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d'olive - 3 litres
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 500 gram
- Citrons - 30 pièces
- Yaourt - 8 kilogram
- Yaourt grec - 6 kilogrammes
- Muesli - 4 kilogrammes
- Granola - 3 kilogrammes
- Mousse au chocolat - 120 portions
- Salade de fruits frais - 12 kilogrammes
- Mini-muffins - 120 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Fromage végétal - 1 kilogramme
- Burgers végétaliens - 20 pièces
- Yaourt vegan - 3 kilogrammes
- Lait sans lactose - 4 litres
- Yaourt sans lactose - 3 kilogrammes
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Gants jetables - 2 boîtes
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Papier toilette - 48 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Gardez une partie des boissons au frais dans des glacières avant l’ouverture de la salle.
Pour une pause-café, comptez 1 tasse par personne et ajoutez 10 % de marge. Les thermos, machines à café, bouilloires et tasses doivent être disponibles avant l’arrivée des premiers participants.
Préparez au moins 1 verre à eau par participant pour chaque service où les verres ne sont pas réutilisés. Ajoutez 10 % de vaisselle, de couverts et d’assiettes pour absorber les oublis et les remplacements.
Testez la projection et les microphones au plus tard la veille, puis vérifiez de nouveau les câbles HDMI, rallonges, multiprises et batteries externes le matin du congrès.
Triez les achats par zone : inscription, scène, restauration et salle. Cette méthode évite d’oublier les tables d’inscription, les plateaux de service ou le cliqueur lorsque le matériel est acheminé sur le site.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un congrès sur la santé ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si la journée comprend plusieurs pauses ou si la salle est chaude.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour un congrès de 100 personnes ?: Prévoyez au minimum 110 unités pour les verres, tasses, assiettes et couverts utilisés une seule fois. Pour une journée avec repas et dessert, comptez aussi 110 assiettes de dîner et 110 assiettes à dessert.
Quand faut-il acheter et refroidir les boissons ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant le congrès et refroidissez les boissons la veille. Vérifiez les quantités le matin même, avant l’ouverture de la salle.
Quel matériel technique vérifier avant un congrès ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones et les haut-parleurs au plus tard la veille. Le jour même, contrôlez encore les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et le cliqueur au moins 60 minutes avant le début.

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