Que faut-il acheter pour un congrès de sciences de l’environnement ?

Un congrès de sciences de l’environnement demande surtout une logistique technique fiable et un accueil fluide. Cette liste couvre le matériel de projection, les micros, les câbles, la connexion internet, la vaisselle et l’équipement des espaces. Prévoyez les quantités après la clôture des inscriptions et vérifiez les besoins alimentaires avant de confirmer le traiteur. Les éléments oubliés au dernier moment sont souvent les adaptateurs, les rallonges, les badges et les solutions de recharge.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 14
Chaisesqté 130
Table d'inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Amplificateur audio
Haut-parleursqté 2
Pointeur laserqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 4
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verresqté 160
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 10
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour les amuse-bouchesqté 10

Catering

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Assiettes de buffetqté 8
Rouleaux de nappesqté 6
Cartes-étiquettesqté 20
Thermomètres alimentairesqté 2
Courses
- Grains de café - 5 kilogrammes
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 200 sachets
- Thé vert - 100 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Chocolat chaud - 4 litres
- Sucre en poudre - 3 kilogram
- Édulcorants - 300 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crème pour café - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Ginger ale - 8 bouteilles
- Tonic - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 10 litres
- Jus d'orange - 10 litres
- Eau pétillante - 36 bouteilles
- Eau plate - 48 bouteilles
- Citrons - 3 kilogrammes
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini bouteilles d'eau - 140 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain aux céréales - 10 pains
- Petits pains blancs - 120 pièces
- Petits pains complets - 120 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 2 kilogrammes
- Fromage jeune affiné - 6 kilogram
- Fromage affiné - 4 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 4 kilogram
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Falafel - 4 kilogrammes
- Légumes grillés - 4 kilogrammes
- Avocats - 30 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Concombres - 5 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Poivron rouge - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 2 kilogrammes
- Cornichons - 2 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Pois chiches - 3 kilogram
- Lentilles - 3 kilogrammes
- Quinoa - 4 kilogrammes
- Couscous complet - 4 kilogrammes
- Riz basmati - 4 kilogrammes
- Bouillon de légumes - 2 kilogrammes
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Vinaigre de cidre - 1 litre
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Sauce au yaourt - 2 liter
- Sauce tahini - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 500 grammes
- Cumin - 300 grammes
- Herbes italiennes - 300 grammes
- Ail - 1 kilogram
- Ciboulette - 500 grammes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Salade verte - 8 kilogrammes
- Salade de lentilles - 6 kilogrammes
- Soupe végétarienne - 20 litres
- Baguettes complètes - 20 pièces
- Brownies vegan - 120 pièces
- Parts de tarte aux pommes - 120 pièces
- Fruits frais - 18 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Chips nature - 3 kilogramme
- Chips au paprika - 3 kilogrammes
- Chips de légumes - 3 kilogrammes
- Noix non salées - 3 kilogrammes
- Crackers de riz - 2 kilogrammes
- Abricots secs - 2 kilogrammes
- Dattes - 2 kilogrammes
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle pour déchets résiduels - 80 pièces
- Sacs poubelle papier - 40 pièces
- Sacs poubelle en plastique - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour toilettes - 2 litres
- Savon pour les mains - 6 litres
- Gel hydroalcoolique - 6 litres
- Essuie-tout - 18 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 3 rouleaux

Impression et inscription

Porte-nomsqté 140
Lanyardsqté 140
Brochures du programmeqté 140
Stylosqté 150
Blocs-notesqté 140
Listes d'inscriptionqté 8
Formulaires d’évaluationqté 140
Badges adhésifsqté 40
Presse-papiersqté 8
Papier d'impression A4qté 5

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 8
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 8
Fanions de table en cotonqté 6
Plantesqté 12
Bannières de conférence réutilisablesqté 4

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4
Guirlandes LEDqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 3
Boîtes de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 6
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Autre

Caisse à outilsqté 2
Jeux de ciseauxqté 3
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 100
Marqueursqté 12
Marqueursqté 20

Conseils

Prévoyez au moins un ordinateur portable de secours et deux adaptateurs USB-C si plusieurs intervenants présentent depuis leur propre appareil. Testez chaque présentation avec le projecteur, l’écran et les câbles au plus tard la veille.
Comptez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les inscriptions tardives et les intervenants. Réservez aussi des chaises distinctes pour la table des intervenants.
Pour l’accueil, préparez les badges nominatifs et les programmes imprimés dès que la liste définitive est arrêtée, idéalement 24 à 48 heures avant le congrès. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Prévoyez deux à trois tasses ou verres par personne pour une demi-journée, davantage si le programme dure toute la journée. Les thermos, louches, assiettes et couverts doivent être disponibles avant l’arrivée du premier groupe.
Ne comptez pas uniquement sur le Wi-Fi de la salle : testez le routeur et prévoyez des batteries externes ainsi que des stations de recharge. Ajoutez une rallonge et une multiprise par zone technique, sans les placer dans les passages.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès de sciences de l’environnement ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus une marge de 5 à 10 %. Ajoutez séparément les chaises destinées aux intervenants et vérifiez la circulation pour les personnes à mobilité réduite.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Pour une demi-journée, comptez deux à trois tasses ou verres par personne. Pour une journée complète, prévoyez plutôt quatre à six pièces par personne, ou organisez un lavage et un réassort entre les pauses.
Quand faut-il acheter le matériel technique du congrès ?: Réservez le projecteur, l’écran, les microphones et l’amplificateur au moins 4 à 6 semaines avant la date. Vérifiez ensuite les présentations, les câbles et les adaptateurs au plus tard la veille.
Combien de programmes et de badges imprimer ?: Imprimez un programme et un badge par participant confirmé, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Préparez aussi quelques badges vierges pour les intervenants ou participants ajoutés après la clôture des inscriptions.

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